來源：活動管家（ID：shdushow）
文章經數(shù)英網編輯整理，轉載請聯(lián)系作者本人
一、公關活動策劃指南
我們在給客戶做公關活動策劃之前，一般會對客戶的企業(yè)形象，企業(yè)的現(xiàn)狀進行分析了解，并進行診斷，最終再給出項目整體方案。
那我們在和客戶溝通公關活動時應該是什么樣的操作流程呢？
01 了解活動基本信息
02 場地推薦指數(shù)
03 確認活動主題
04 借助媒體傳播
05 活動創(chuàng)意點
06 活動流程策劃
07 活動預算統(tǒng)計
08 活動應急預案
經常會有很多客戶跑上來就問我要做一場公關活動，給我出一份活動方案。然并卵，很多活動信息并沒有給到我們，所以在辦公關活動前期請一定要清楚這幾個問題：
舉辦公關活動的目的是什么？推廣品牌知名度還是產品的推介會？
什么時候舉辦這場活動？
要在一天中的那個時間段舉辦活動？上午的10點以后還是下午的2點以后？
參與的對象是誰？客戶還是媒體記者？
想在什么類型的場地舉辦？高端大氣上檔次還是低調奢侈有內涵？
活動的預算大概是多少？
01 了解活動基本信息
當以上信息全部落實清楚之后，然后需要客戶把這些信息給到我們，然后我們根據這些信息去做相對應的策劃方案，拿到手的活動基本信息越充足，那么制作出來的方案就會越貼近客戶的需求。
02 場地推薦指數(shù)
根據客戶的活動基本信息再去尋找場地，例如一般發(fā)布會都會選擇在五星級酒店舉辦，那我們就推薦五星級酒店，會議廳的面積、會議廳的居高、會議室的容納人數(shù)、燈下高度都需要我們知道的一清二楚，在找場地的同時一定要多準備幾家，甚至用推薦指數(shù)來標明哪家五星級酒店的服務最高，曾經舉辦過什么類型的活動，最后找到最匹配此次活動的場地方。
03 確認活動主題
活動主題是針對活動內容本身的高度概括，它對整體活動的本身起到一個很重要的引導作用，能讓參與的嘉賓，也就是參會對象對這次活動理解的程度，如果連參會對象都不知道你的活動主題想表達什么？那說明這次活動肯定是失敗的，所以一個好的活動主題對公關活動的成敗至關重要，好的活動主題能易于傳播，讓活動效果最大化。
要確認活動的主題首先得提煉公關活動的賣點是什么？然后根據活動的目標和參會對象進行優(yōu)化，總之活動主題一定要突出本次活動的特色（亮點）所在。
04 借助媒體傳播
隨著互聯(lián)網的快速發(fā)展，各種類型的活動都希望借助傳媒、新媒以及網紅、KOL等名人資源來宣傳公關活動，有時候從舉辦活動本身來說線上帶來的效果往往比線下還要好，因為現(xiàn)在智能手機在國內已經很普及，很多用戶都是從網上獲取信息和查閱自己喜歡看的內容。所以就有了現(xiàn)在的數(shù)字化活動，一場公關活動肯定是需要借助媒體來傳播的，首先得確認邀請哪些媒體、名人到現(xiàn)場參加，哪些媒體只需要線上發(fā)通稿即可。然后是否需要現(xiàn)場直播互動以及網紅直播。目前這些玩法在很多活動中都能看到。甚至活動預算充足的話可以投放一些微信大號。（之前在這篇文章活動管家：以洪荒之力應對全媒體時代下的活動行業(yè)里面詳細講到在媒體下公關活動該如何去做）。
05 活動創(chuàng)意點
創(chuàng)意是公關活動整體的紐帶，是讓品牌和消費者能形成相互了解的一個橋梁，對于一個品牌來說，一場公關活動如何沒有好的創(chuàng)意點，那么也就沒有新聞話題和亮點。然后小編把公關活動的創(chuàng)意點大致可以分為3種：
1）策略創(chuàng)意：一般大型公司都會有自己的全年公關策略計劃，公關活動只是其中的一小塊，在想公關活動Idea的時候必須要圍繞著品牌全年的的公關策略來進行，然后再進行整體性的創(chuàng)意思路。
2）形式創(chuàng)意：形式創(chuàng)意包括“發(fā)布會、項目路演、會議論壇、活動贊助、事件營銷等”等等。
3）執(zhí)行創(chuàng)意：執(zhí)行創(chuàng)意是比較關鍵的一步，包括針對活動現(xiàn)場的空間展示、舞美設計以及平面設計、活動環(huán)節(jié)亮點、互動視頻的制作、高科技的呈現(xiàn)，例如最近比較流行的AR、VR技術就可以融入到活動現(xiàn)場中去。讓參會對象參加完活動知道這是怎么樣的一個品牌，對活動現(xiàn)場的亮點有深刻的影響，并形成口碑上的傳播。
例如：今年的2月份活動管家給金伯利鉆石策劃了一場時尚頂級晚宴+新品發(fā)布會，本次年會以“新高度、拓格局、耀未來”為主題來進行，著重突出“耀”，所以在開場儀式上作為金伯利全新制作的廣告片（月光女神）現(xiàn)場震撼首次發(fā)布，更讓人意想不到的是月光女神當中的女主角升降至現(xiàn)場，佩戴價值1.26億元的25克拉稀世奇鉆走秀，驚艷晚宴全場，演繹現(xiàn)實版耀世而來的“月光女神”，使整個秀場光芒萬丈、美輪美奐，散發(fā)無限魅力！
活動創(chuàng)意其實最后拼的是活動執(zhí)行力和細節(jié)。很多活動公司做創(chuàng)意提案是想象很完美，現(xiàn)場執(zhí)行卻大相徑庭?！?strong>創(chuàng)意很豐滿、執(zhí)行很骨干”。效果圖，創(chuàng)意提案，都很漂亮，能不能兌現(xiàn)再說。行業(yè)所需，任何一個道具，展示細節(jié)都要很有質感和精美，在現(xiàn)場客戶往往在很細的地方，挑剔你，你就很被動。活動創(chuàng)意環(huán)節(jié)如果執(zhí)行不當，那么后果就可想而知了（在公關活動執(zhí)行方面會在下一篇當中詳細寫到）。
06 活動流程策劃
當公關活動需要的物料全部設計并制作完畢，接下來在活動舉辦前期就要完成現(xiàn)場的搭建工作以及其他區(qū)域的布置，包括活動開始前的彩排和現(xiàn)場檢查工作，當一切工作就緒之后，活動將正式開始，那么一般公關活動現(xiàn)場流程分為以下幾點：
1）嘉賓簽到入場
2）主持人開場白
3）領導發(fā)言致辭
4）產品的發(fā)布及演講
5）啟動儀式
6）嘉賓合影
7）晚宴以及表演節(jié)目
07 活動預算統(tǒng)計
舉辦一場公關活動，首先要知道活動的預算以及總體的預算費用，一般來說，活動預算要么由主辦方提前告訴活動公司，活動公司根據主辦方的預算來進行活動的策劃和預估可執(zhí)行性和可操作性，還有一種情況就是主辦方給不出活動預算，需要活動公司自行報價。
不管主辦方是否有給出實際的預算，我們都需要給出一份詳細的活動報價清單；里面包括嘉賓邀請函、住宿、交通費、場地租金、現(xiàn)場布置費用、食品、飲料、裝飾、舞臺布置、舞美燈光、特殊效果、物料制作、攝影攝像、宣傳材料、公關費用、媒體、演藝人員費用各種雜費等。而且預算清單一定要一目了解，客戶能看懂。
08 活動應急預案
應急預案一般只會在大型的公關活動當中出現(xiàn)，參會人數(shù)達到1000人以上，百人規(guī)模的活動基本沒出現(xiàn)事故，反之千人以上的活動經常會出現(xiàn)，例如上海外灘跨年夜踩踏事件、某活動現(xiàn)場打架事件等等，從活動公司專業(yè)角度來說，無論活動規(guī)模的大小都需要出一份應急預算并且要完整的執(zhí)行下去。
1）活動預警：在活動舉辦的前三天查看當天的天氣預報情況，根據實際的情況，對室外的活動進行適當?shù)恼{整或延期，如果是內場活動，可以在活動前一天給到會的嘉賓發(fā)天氣情況的訊息。
2）場地消防：與場地方一起檢查場地周邊消防措施是否齊全到位，是否有緊急疏導人群出入口。
3）醫(yī)療預案：在活動現(xiàn)場準備醫(yī)療箱，準備一些常規(guī)的藥品和創(chuàng)可貼以及紗布等等。
做活動就是要做到防患于未然，作為活動的負責人一定要想到一切可能發(fā)生的點，不能等到發(fā)生才會后悔莫及，因為做活動不是拍電影，沒有補救的余地，所以多看多做多想就對了。
二、公關活動執(zhí)行指南
做活動的應該都清楚，企業(yè)辦一場公關活動往往需要大量的財力、物力、人力的輸出，經常在舉辦公關活動期間會遇到很多意識不到的問題，例如：怕流程出錯、現(xiàn)場出現(xiàn)讓領導不滿意的地方、預算不夠、活動效果不好、甚至在活動現(xiàn)場出現(xiàn)讓自己措手不及的事件發(fā)生，那該如果避免這些問題呢？今天小編給大家分享公關活動中的執(zhí)行流程和需要注意到的一些細節(jié)。
一般公關活動執(zhí)行流程分為以下幾個大步驟：
01 場地布置
02 活動彩排
03 活動管理
04 費用清單
05 活動總結
01 場地布置
俗話說得好“萬事開頭”， 公關活動難就難在選場地和場地布置上面，那么該如何學會和場地方溝通呢，首先要做好場地前期的考察和確認工作：
1）確定公關活動的布置時間；
2）確定進場路線、例如，停車區(qū)域，卸貨區(qū)域、是否有貨梯，能通過物料的體積大?。?/p>
3）確定活動用電量、開關閘的位置；
4）確定客梯、樓梯、安全出口的位置；
5）確定特邀嘉賓的座位席以及休息室；
6）確定嘉賓簽到臺、展示區(qū)的位置；
7）確定座椅數(shù)量、擺放方式和座椅的樣式；
8）確定嘉賓走動區(qū)域、茶歇位置等；
9）確定現(xiàn)場是否有網絡以及覆蓋情況；
10）確定現(xiàn)場燈光位置；
11）確定空調溫度、講臺位置和高度；
12）確定停車場位置和數(shù)量；
13）確定活動現(xiàn)場的總面積以及各區(qū)域面積。
其次就是活動中所需的物料制作上的最終核對，如果提前檢查出來問題也好抓緊時間進行更換：
1）仔細核對物料制作的數(shù)量、顏色、畫面是否正確、LOGO、日期以及時間；
2）查看噴繪制作的質量，及時補救，如需要重新噴繪、調整顏色和加工制作等；
3）核查現(xiàn)場使用的材料是否真實；
4）工程預期是否按預期施工；
5）施工人員是否全部到位，對接施工負責人；
6）高規(guī)格的場地方可能需要施工人員的身份證和照片方可進場；
7）制作施工物料清單進度表，是否按期完成并確認返工的時間差；
8）現(xiàn)場可以多準備一點各種顏色的雙面膠或透明膠之類的，一些輔助小工具盡量多帶。
接下來就是現(xiàn)場搭建并負責整個活動現(xiàn)場的施工項目完成情況：
1）運輸現(xiàn)場物料的通道入口以及貨梯的位置；
2）定好舞臺、主背景板位置，測量前后的間距；
3）簽到背景板、展示區(qū)的位置并確認如何擺放；
4）活動指示牌、活動展架以及橫幅的位置；
5）控制臺、燈架以及音響及視頻設備的位置；
6）現(xiàn)場施工人員應注意的安全事項以及活動中不得隨意串崗或離崗。
到這里基本上場地搭建施工搭建工作基本完成了，但是你以為這就夠了嗎？你還需要充當“檢查官”的角色，檢查容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，例如：
1）音響設備搭建好之后及時挑選背景音樂；
2）接收主辦方提供的客戶資料，如：禮品袋、資料等等；
3）將活動中所需的資料存放在某一個地方進行統(tǒng)一管理分配；
4）檢查活動當中所需的道具；
5）所有物料的畫面、擺放位置是否正確；
6）嘉賓進會場路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方；
7）檢查出問題應及時糾正。
02 活動彩排
1）首先確認所有的彩排人員是否全部到位；
2）確認舞美燈光、音響設備是否調試到位；
3）確認禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達時間，活動前需要進行面對面溝通；
4）確定VIP嘉賓名單無誤；如有改動及時和主持人溝通到位；
5）確認演講臺上的桌花和擺放是否到位；
6）最后檢查一下會場地面是否保持清潔。
活動彩排流程完成之后可以放松下，或者找個沒人的地方稍微睡一會，接下來就是坐等活動開始啦！
03 活動管理
會前：
1）安排禮儀、工作人員負責嘉賓簽到環(huán)節(jié)；
2）安排專門人員接待VIP嘉賓，（具體可以和客戶溝通）；
3）安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花；
4）安排禮儀人員引導嘉賓入場就座；
會中：
1）安排工作人員為嘉賓開門關門；
2）活動開始前，和所有工作人員提前五分鐘進行確認；
3）燈光show走起、音樂走起，主持人上場；
4）會中各個環(huán)節(jié)應安排各工作人員把控，啟動儀式需要禮儀協(xié)助；
5）安排攝影攝像人員在會場四周隨時拍照或攝影；
會后：
1）VIP嘉賓離場時，安排專門按電梯或者有專車接送；
2）嘉賓全部離開場地之后，就開始撤展，并囑咐施工人員注意安全；
3）與場地方進行場地費用結算，以及其他產生的費用；
4）提醒客戶余下的資料是否要打包帶走；
5）最后帶回自家的物資，并檢查是否有遺留之物；
04 費用清單
每場公關活動結束后都需要有一份詳細的費用清單，一般會后的費用清單包括以下三種：
1）活動尾款催收；
2）演藝人員費用；
3）物料制作費用；
為了做到活動成本的精準度，盡可能地把所有的成本都計算在內。在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多意外產生的費用都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據變化增減相關項目產出的費用。
05 活動總結
活動公司學會做會后總結很關鍵，并不是活動做完了就不管不問，而且需要收集一些活動后的客戶反饋數(shù)據，為下次活動積累寶貴的經驗，同樣的錯誤決不能出現(xiàn)在下次活動身上。
1）收集活動的拍攝照片和視頻；
2）提交客戶滿意度調查表，并抄送給上級領導；
3）媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發(fā)給客戶；
4）結算活動尾款費用；
5）針對此次活動進行活動總結；
根據墨菲定律“任何事都沒有表面看起來那么簡單，會出錯的事總會出錯，如果你擔心某種情況發(fā)生，那么它就更有可能發(fā)生”,基于這點用于在公關活動當中是最好的活動執(zhí)行警鐘。
以上就是關于公關活動策劃與執(zhí)行層面的步驟和注意細節(jié)，希望對大家有所幫助。
- END -
轉載請在文章開頭和結尾顯眼處標注：作者、出處和鏈接。不按規(guī)范轉載侵權必究。
未經授權嚴禁轉載，授權事宜請聯(lián)系作者本人，侵權必究。
本文禁止轉載，侵權必究。
授權事宜請至數(shù)英微信公眾號(ID: digitaling) 后臺授權，侵權必究。
評論
評論
推薦評論
全部評論（3條）