客戶：這場活動要多少錢？讓我來告訴你答案
小智君身處活動行業多年，
在跟客戶對接過程中，一定會被問這樣問題：
“做一場這樣的活動，需要多少錢？”
是在心里默默說
“你有多少預算，我們就可以做什么樣的活動”。
還是······
其實提出這個問題，并非客戶不專業，有些人回答不上來，只是沒有切換到客戶的問題頻道上。
哪些地方需要花錢
我們這時候需要讓客戶知曉，我們辦一場活動可能在哪些方面花錢。
小智君提煉了辦一場活動需要花錢的10個地方，也根據經驗，將每一項大致的花錢范圍做了整理，如下：
活動場地
一場像樣的活動必須得有一個像樣的活動場地，像樣的活動場地的基本要求是：場地交通方便、周邊設施齊全、場地要夠大、場地的層高要夠高以及最好要有它的標志性及特殊性。像樣的活動場地一般有這幾類，星級酒店、秀場、劇院、展覽館以及特殊場地。
下面分析一下這幾類場地的優勢劣勢以及他們的常規市場報價。
星級酒店：
優勢：規格高、交通方便、基礎設施齊全、服務配套好、適用于所有活動類型；
劣勢：太過于常規、費用較高，現場布置發揮空間有限；
餐標：約為3500-6000左右每桌，服務費15%可談，茶歇68-128不等；
場租費：20000-60000是常規區間。
秀場：
優勢：時尚、空間大、層高高；
劣勢：配套服務不齊全，交通不便利，現場布置搭建成本較高；
場租：50000-100000不等預估；
餐標：以外燴形式，2500-4500每桌不等。
展覽館：
優勢：空間大、層高高、適合大型活動；
劣勢：配套服務不強，不適合中小型活動，現場布置成本較高；
場租費：100000以上；
餐標：以外燴形式，2500-4500每桌不等。
特殊場地：
如上海的1933，北京的798；
優勢：風格獨特，可創造性強；
劣勢：配套設施較差；
場租費：100000左右；
餐標：4500-6000每桌。
舞美設備
活動中的區域規劃通常包含以下幾個部分：
以歡迎、互動、展示為主的區域：歡迎區、互動區、簽到區、合影區、展示區（形象展示、產品展示、歷程展示）、茶歇區等，這些區域的主要作用是起到歡迎引導嘉賓、嘉賓互動、產品服務展示的作用，這些區域一般都設置在宴會廳外部，當然也有一些活動宴會廳內部空間較大，也會設置在宴會廳內部，這些區域在活動開始前，活動中間的茶歇休息時間使用率較高。
以活動流程為主的區域：舞臺區及嘉賓座位區等，這個區域的主要作用是活動整個環節的呈現區域，一般設置在宴會廳內部，這些區域在活動的整個環節，都會被使用；
每場活動必不可少的區域還有：嘉賓休息區、VIP停車區等，這些區域如果是酒店、專業會議、會展場地，則不需要活動公司考慮，但是如果活動現場在空曠的戶外場地，這些區域則需要活動公司考慮并完成規劃設計布置。
如果一場活動在室內，規格較高，需要完整的區域布置，則整個區域布置的費用在5-8萬元左右，中檔的布置在3萬元左右，一般性的活動，對于布置沒有太高的要求，幾千元也可以完成，但是會非常簡單，都是最基本的需求，比如一塊背景板，一張簽到桌……
按照300人的規模，高端的區域布置預算，包含簽到區域、展示區域、互動區域、舞美區域，市場價大約在10萬左右；中端的區域布置預算，包含簽到區域、展示區域、舞美區域，市場價大約在5萬左右；預算較低的活動，區域布置只需要簽到區域、舞美區域，市場價大約在2萬左右。
相對而言，室外的活動規格較大的話，布置的預算應當相對提高一些，因為室外基礎設施差，夏天、冬天以及下雨天需要搭建活動篷房，需要增加一筆不小的預算。
活動中的燈光規劃
一場像樣的活動，一定會有主題基調，想給參與活動的人營造的氛圍，這與現場的燈光有著密不可分的關系，就燈光的功能而言，有以下幾類：顏色類燈光、效果類燈光、照明類燈光。
顏色類燈光：這類燈光主要是用LED帕燈來控制的，主要目的為營造整個活動區域的氛圍，比如海洋氛圍用藍色燈光、溫馨氛圍用粉紅色等等。這類燈光經常用于活動中所有區域。
效果類燈光：這類燈光主要是用光束燈、搖頭燈來控制的，光束燈可以做出光束閃爍效果、搖頭燈可以做出圖案、花紋以及logo效果。這類燈光常用于舞臺區以及觀眾區。
照明類燈光：這類燈光主要是用帕燈、成像燈、觀眾燈來控制的，可以控制舞臺區、觀眾區等區域的光線明暗程度。這類燈常用于舞臺區及觀眾區。
室外白天的活動是不需要考慮燈光這部分預算的，室內活動以及室外晚上的活動，需要考慮燈光預算。
一般而言，有節目的活動以及高端發布會等活動對于燈光的要求較高。燈光部分按照高中低的預算分別為：5萬元左右、3萬元左右、8千元左右。
活動中的音響規劃
活動中音響的作用是為了讓參與活動的人能對活動中的聽覺帶來好的體驗，包含嘉賓致辭的聲音、現場的音樂等等。一個常見的誤區是音響=喇叭，一場像樣的活動對于聲音的要求是極高的，聲音需要讓每個參與活動的嘉賓都清晰的聽到；需要讓每個參與活動的嘉賓能隨著聲音的起伏變化感受到活動的進程以及活動的高潮；需要讓活動中的每個環節有序的進行。
有很多場地，酒店、會所是自帶音響的，但是很多時候，音響的品質不是很好，會非常影響活動的進展，通常遇到的問題就是，喇叭數量不夠，得讓需要講話的人輪流換著說話，影響活動的順暢；音響不斷地產生嘯叫，非常刺耳，影響活動的正常進行，也影響嘉賓的心情；音量非常小，得讓嘉賓以及歌手扯著嗓子說話唱歌……
所以，小智君建議，一場像樣的活動，需要用專業的音響，盡管有些場地有音響，但是為了活動的順暢性、規格性，還是有必要的。
活動中常規的音響按照高中低檔的區別，預算大概是：2萬元左右、1萬元左右、5千元左右。
活動中的啟動儀式
一場像樣的活動必須得有高潮部分，沒有高潮的活動就像一灘平淡的死水，毫無生機，讓人提不起精神，參加完活動后記憶也不深刻。如果活動中有一個儀式環節，則會給活動賦予高潮的節點，如果儀式做的特別新穎，則會讓人記憶深刻。
最常用的儀式道具有：啟動球、冰雕、推桿等常規道具，這樣的道具價格不是很貴，基本上都在1500-5000元之間，冰雕由于要定制，所以最貴；然而有些活動需要根據活動主題、產品造型、Logo來定制一些儀式道具，會比常規儀式道具貴一些，市場價基本上都在5000-10000之間。
專業的活動服務人員
一場像樣的活動，需要幾類專業的活動服務人員。他們分別是：主持人、禮儀小姐、模特、攝影攝像、演藝人員，有些要求更高的活動，甚至有速記、安保、保潔、同傳等人員的需求。
這幾類專業的活動服務人員的市場價格大概是： 商業中文主持人2000-5000元，商業雙語主持人3000-8000元，電視臺主持人5萬-15萬不等；禮儀小姐500-1000元/天；國內模特800-2000/天，外籍模特2000-3500/天；攝影攝像1500/天，搖臂租賃2000元/天，導播臺2000元/天；演藝人員500-1500/人；速記1600/天；安保600-800/天；保潔500-700/天；同傳2000-2500/天，不含翻譯。
印刷物料
一場像樣的活動包含這些印刷物：邀請函、禮品袋、嘉賓證、席卡、活動手冊、流程表、臂貼、海報等；
他們的價格分別為：
邀請函：250銅版紙折頁+信封，12-15元/個；
禮品袋：銅版紙+4色印刷 12-15元/個；
嘉賓證：pvc印刷+logo掛繩 8-10元/個；
席卡：銅版紙三折頁 5元/個；
活動手冊：20PA4大小，15-18元/本；
流程表：A4銅版紙，雙面印刷，2元/份；
臂貼：6cm直徑，不干膠貼 2元/個；
海報：60cm*90c，可轉移背膠 35-40元/張。
伴手禮
一般而言，活動中的禮品有以下幾個分類：
工藝類（如：木制品，水晶制品）
家居類（如：保溫杯，廚房用具、茶具）
電子產品類（如：充電寶，U盤、數碼產品）
辦公禮品（如：禮品筆，記事本），商務禮品（如：旅行箱、名片夾）
個性定制類（如：馬克杯、領帶夾、會徽）。
如果按照檔次劃分，大概的預算區別分別為：
50以下（如：記事本、名片夾、馬克杯）
50~200（如：保溫杯）
200~500（如：旅行箱、廚房用具，精品皮具）
500~1000（如：手表、數碼相機）
1000以上（如：花枝木辦公套裝、定制紀念幣、景泰藍套裝茶具）。
多媒體制作
有很多活動中采用了大量的LED屏幕，這些LED屏幕花費不菲，比傳統的背景板要靈活很多，可以播放PPT、視頻（動畫、宣傳片）等，然而有些公司花了巨額的費用卻沒有花時間在這些多媒體內容上，有時候讓LED屏幕變成了一個靜態的背景，在LED屏幕上的花費非常不值得。
如果一場活動中采用了LED屏作為背景呈現，可以放一些預算在呈現大屏幕中的多媒體內容上。
目前常規的市場報價如下：
PPT制作：普通的PPT制作自己可以完成，高端的PPT（如一些大型發布會）花費大約在500-1000/頁。
視頻制作：
素材剪輯類：一般2000-5000；
儀式特效視頻制作類：5000-10000；
頒獎視頻：2000左右；
宣傳片：3萬起；
特效/動畫：500-1000/秒；
策劃及設計
這部分基本上都是由活動公司來完成的，這部分籠統的叫做服務費，目前市場主流的活動公司在這部分的收費基本上都是收取前面所有項目計費綜合的10%-15%，知名的4A公司收費可達到17.5%（4A有服務費標準）。
當然，有很多客戶不是很理解為什么需要收取服務費，甚至更有些客戶直接讓活動公司減免服務費，所以，這也是導致活動公司中的策劃師和設計師沒有直觀產出的最大原因，這也間接導致了，活動公司在對客戶報價時，物料費用會在成本的基礎上加上很大部分利潤，以免客戶在抹去服務費時，還有利潤空間。
可見，咱們國內對策劃、設計這類工作的認識還在很淺的一個程度。通俗點來說，目前國內市場對乙方創意人員的尊重程度還不夠高。
以上就是一場活動中，可能需要花費的所有項目，以及每個類型各個子分類的費用區間，需要說明一下，以上費用參考的是一二線城市，精準度不是100%。
套餐
如果是有心的客戶，他在看到這些內容后，哪怕以前沒做過活動，他一定也對活動大致有了一個框架概念，他一定會組織內容進行協商溝通，達成初步意見后再來溝通，但很無奈，國內事實并非如此，甲方不專業亦是多數（有些是偷懶），他還是希望知道一個精確的預算，那這個時候我們怎么辦呢？
當我們了解到客戶的基礎信息后，我們可以按照基礎信息來呈現之前類似場景的其他客戶的報價單以及活動效果照片（客戶隱私自行規避），可以跟客戶說，你看，他們跟你們一樣，同樣是100人發布會，10萬可以辦成A客戶這樣，20萬可以辦成B客戶這樣，30萬可以辦成C客戶這樣，您參考一下？接下來的事情可能會好推進很多。
— End —
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