一文了解B2B企業市場活動策劃流程（建議收藏）

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舉報 2023-08-14

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在競爭激烈的商業環境中，B2B企業需要有力的市場活動來吸引目標客戶、推動銷售轉化并增強品牌知名度。眾所周知，市場活動的成功并非偶然，它需要經過精心的策劃和執行。為了幫助您更高效地規劃、執行和評估B2B企業的市場活動，聚加團隊整理了舉辦線下活動的標準化流程。它涵蓋了目標設定、受眾分析、活動主題與內容選擇、活動形式決策、預算制定、活動推廣以及活動復盤等方面。希望這個流程能助您更好地進行活動策劃和執行，并取得良好的市場活動效果。

聚加團隊也整理了活動策劃的要點檢查清單和各種模版，文末提供了下載方式，歡迎添加文末企微小助手，聯系我們獲取。

一、活動前

1、活動目標

在舉辦線下活動前，一定要明確活動目標，例如：吸引新客戶、銷售轉化、新品發布、增加品牌知名度、行業資訊交流等。

2、活動受眾

確定目標受眾，了解他們的特征、興趣和需求。這將有利于活動主題和形式的策劃。

3、活動主題與內容

結合公司行業與業務，策劃活動主題。活動主題可以包含主副標題，并突出活動亮點，吸引客戶參與。主副標題需體現價值，確保內容能夠傳達活動價值、吸引受眾，如：梳理行業痛點、介紹解決方案、分析行業熱點、解讀最新政策等。

4、活動形式

活動舉辦的形式多種多樣，以下羅列了一些可能的活動形式。

（1）研討會

進行專題討論和知識分享，促進參與者之間進行深入的交流與學習。

（聚加CEO主持營銷節研討）

（2）培訓工作坊

提供專業培訓與實踐指導，幫助參與者提升技能和知識水平。

（線下培訓活動）

（3）展覽會

企業可以通過舉辦或參加展覽與展示活動，來讓客戶了解自己的產品、服務以及行業趨勢等。

（聚加展臺）

（4）座談會

企業可以邀請行業專家或領袖進行座談，分享他們的經驗與行業見解。參與者可以包括高層領導者，因為這個活動主要是為領導者之間的交流而設立的平臺。圓桌會議是一種常見的座談會形式。

（聚加CEO「右1」參與圓桌討論）

（5）主題派對

以特定的主題為基礎，組織派對等社交活動，參與者可以在輕松愉快的氛圍中進行互動交流。

（露天派對）

（6）產品發布會

舉辦產品發布會，介紹新產品或服務的特點、優勢和創新之處等。

（產品發布會）

5、制定預算

為了確保預算涵蓋活動的各個方面，可以制定活動預算表，規劃需支出的項目以及其規格、數量、單價和總金額等。支出項目包括但不限于場地租賃、人員費用（如：專家、主持人、攝影師）、設備、宣傳物料、活動禮品、餐飲、交通、應急藥品等。

活動費用預算表 (2).png

（活動預算參考模版）

6、活動場地確定

依據主題、規模、活動內容選擇，如：公司自有場地、酒店會議廳、創意園區、文化藝術中心、特色餐廳/酒吧/咖啡館、共享辦公空間、社區中心等。除了確認場地是否適合活動布置和搭建外，還需要檢查電路、電壓、投屏、話筒、音響等設備是否一應俱全。另外，如果活動議程包含茶歇或宴席，則需要確認餐飲提供和擺放的事情。

7、策劃活動議程

根據目標受眾和活動形式，制定活動內容和議程安排。

（1）議程安排

安排議程的時候需要考慮時間、演講與分享主題、茶歇、現場有獎互動、午餐或晚餐等事宜。以下是常見的環節：破冰、活動剪彩、啟動儀式、主題演講與分享、茶歇、互動抽獎環節、合照環節。

（2）策劃互動活動

互動活動的進行可以達到活躍氛圍、公眾號增粉、引導客戶留資、展現產品功能等作用。線上線下的互動抽獎就是不錯的選擇。聚加團隊在參加線下活動時，就策劃了相應的互動活動，并取得了良好的成效。

（線下互動紅包墻現場圖）

并且，在聚加的客戶舉辦活動時，團隊協助了策劃各類互動活動與小游戲，以促進公眾號增粉和收集更多銷售線索。

（3）演講嘉賓邀請嘉賓羅列和研究

結合嘉賓背景、專長、所屬行業的成就等。嘉賓最好有主題相關的實績，時間匹配并且愿意分享。羅列出符合的名單后，可發出邀請。

個性化邀請函

制作個性化的邀請函，詳細說明活動的背景、目的、時間、地點等。注意互惠原則，讓嘉賓感受到參與活動的益處與福利。如：與行業內其他專業人士互動、展示專業知識和增加個人知名度等。

引薦邀請

如果認識可以幫助聯系嘉賓的人，可以請他們幫忙引薦，這將增加邀請的成功機率。

嘉賓如果有意向，也可以向邀請的嘉賓提供受眾特點和其他支持材料，使他們更好地了解活動，并準備好演講內容。嘉賓確認來后，相關負責人需要注意與嘉賓對接演講稿與PPT，提前溝通議程。

8、活動推廣

（1）渠道篩選
自有媒體（Owned Media）

自有媒體（Owned Media）是指企業或個人擁有的媒體平臺和資產，用于傳播自己的品牌、產品或服務。這些媒體平臺可以包括公司網站、社交媒體賬號、電子郵件通訊等，例如：企業官網、微信公眾號、各大平臺官方主頁等。自有媒體的優點在于企業可以自主控制傳播的內容和方式，直接與受眾互動，并傳遞信息。

付費媒體（Paid Media）

付費媒體（Paid Media）是指企業為廣告或推廣目的向第三方媒體支付費用，以獲得展示和宣傳的機會。這包括在電視、廣播、各大廣告平臺等渠道購買廣告位或推廣內容，例如：百度營銷、微信廣告、自媒體大V等。付費媒體的優勢在于能夠擴大曝光量，針對特定目標受眾進行定向廣告投放，更快速地建立用戶認知。

贏得媒體（Earned Media）

贏得媒體（Earned Media）是指企業通過大眾的口碑傳播和第三方媒體報道而獲得的免費宣傳和曝光。這包括新聞報道、社交媒體分享、在線評論和評價等。如果客戶在自己的朋友圈自主幫忙宣傳和推薦，就可以算作贏得媒體。另外，合作伙伴和贊助商的協助宣傳也屬于贏得媒體的一種形式。贏得媒體有助于建立信任和可靠性，因為其來自于非企業自身的聲譽和推薦。在進行活動推廣時，需要結合使用這些媒體形式，以構建全面的宣傳推廣策略。

（2）推廣要點思考用戶畫像

圍繞用戶的行業、企業、年齡、地域、職位和行為興趣，思考在哪里可以找到用戶。再結合目標受眾的興趣、需求和痛點，有針對性地制定宣傳和邀請策略。

突出活動價值

在各大宣傳材料中，突出體現活動價值、信息、亮點、嘉賓介紹等要點，其呈現方式需要醒目。

持續宣傳和提醒

在活動臨近期間，加大宣傳的頻率和力度。例如：依照活動倒計時，在社交媒體發布宣傳內容，向客戶推送活動消息提醒，引導目標受眾持續關注和了解活動進度。

9、吸引觀眾報名參與

吸引用戶報名參加B2B企業的線下活動是關鍵的營銷環節之一。以下是關于增加用戶參與度和報名率的建議。

個性化報名鏈接

提供個性化的報名鏈接，讓用戶可以方便地點擊鏈接并填寫報名表格。確保報名流程簡潔、易于操作，減少用戶的填寫障礙。在設置報名鏈接的時候，要考慮到后續進行日程提醒或使用簽到核銷碼的事宜。

優惠獎勵吸引

可以提供限量名額、抽獎活動等特殊的參與獎勵或福利，來激發用戶的興趣和參與熱情。如果活動收費的話，還可以考慮提供早鳥優惠、同行優惠。

過程中需要不斷地監測和分析活動的報名情況，并根據反饋進行調整和改進，以提高吸引力和報名率。

10、物料準備

對于每一場活動，需依照活動規模和形式等而定物料。建議整理出物料清單，并列出相應物品的應用場景和負責人。

（物料規劃清單參考模版）

對于大型活動，在羅列物料清單時，也可以區分主辦方準備和場地提供的物料，提前清點。以下是可能涉及的物料：

線上：宣傳海報、宣傳文章、宣傳視頻、互動活動H5鏈接、報名鏈接、線上圖片直播工具等。

線下：大會LOGO設計、展臺、易拉寶、伴手禮、手提袋、互動獎品、資料冊、嘉賓掛牌、桌卡、活動簽到資料、簽到背景板、路線指引立牌、礦泉水、耳麥（內部溝通聯系）等。

請注意，如果嘉賓需要付費參與活動，那么對應的收款碼、POS機或者支付平臺鏈接，都需要提前規劃好。

11、現場布置和彩排

（1）布置時間

根據活動規模和場地租賃情況，小型活動一般需要提前一天或者提前數小時，而大型活動的現場布置可能需要近一周的時間。

（2）布置人員

主要人員涵蓋主辦方、主辦方物料供應商、贊助商、場地提供方。

（3）布置內容

活動的現場布置主要涉及場地搭建、物料擺放和設備調試以及彩排等。

在活動現場布置時，需要注意以下幾個方面：

布置擺設與物料擺放

根據活動主題和內容，合理進行現場擺設。確保簽到區、展示區、主舞臺、觀眾席、休息區等區域的布置合理、美觀，符合活動的整體氛圍。注意檢查物料的數量和質量，確認擺放位置。

設備調試

a.視聽設備

對于音頻和視頻設備，需要測試揚聲器、麥克風、投影儀、屏幕等的音視頻輸出和輸入是否正常工作。確保音量調節、畫面顯示、音頻清晰度等參數符合要求。

b.網絡連接

如果設備需要連接到網絡，確保網絡連接穩定并能正常訪問所需的資源。

c.電源與開關

檢查電源線、插頭和插座是否良好連接，避免電源問題導致設備無法正常運行。檢查按鈕、開關、控制面板等，確保它們的功能和操作符合預期。

d.安全性和穩定性

檢查設備的安全性和穩定性，確保沒有潛在的安全隱患和穩定性問題。檢查設備的固定和支撐結構，確保設備不會傾斜或搖晃，以保證參與者的安全。如發現問題或異常情況，需要及時進行排查并修復。

快遞收發和物品存放

如有需要提前郵寄的資料或物品，與場地和供應商溝通好收發事宜，確保準確的時間安排。同時，與場地人員協商好物品存放的位置和管理方式，確保物品的安全，保證取用方便。

便利和安全性考慮

考慮參與者的便利性，如設置指示牌、指引人員。同時，確保活動現場的安全性，檢查場地緊急出口標識是否明顯、消防通道是否阻塞等。

（4）流程彩排

條件允許的情況下，最好提前進行彩排。確定好需彩排的環節，召集相關人員，提前設想活動當天的場景。并且，在布置現場和彩排的時候，相關負責人可以預演和設想用戶旅程。聚加團隊整理了一份用戶旅程地圖，可供參考。

（用戶旅程地圖）

填寫要點說明：

目標用戶：本次活動針對誰？

用戶旅程階段：活動當天，從開始到結束的關鍵階段。

用戶目標：用戶在相應階段想完成的事情。

用戶行為：在特定的階段下，用戶在參加活動時，做出的行動。

接觸點：用戶在相應階段與主辦方聯結的點。

用戶的感受和情緒：實際獲得的體驗是什么樣的，用戶的情緒和感覺是什么樣的？

用戶的需求或問題：用戶可能有什么需求？用戶在這個時候會碰到什么問題？用戶有什么樣的預期，實際是否會和他的預期產生差距？

我們的解決方案：我們可以怎么解決相應需求或問題？

12、活動預案

在策劃活動時，需要提前做好活動預案，以盡可能地避免突發情況的影響。比如：設備故障、嘉賓演講超時、嘉賓未能按時到場、會場網絡信號不好、物料制作工期延誤等。

二、活動中

在活動現場，確保每個細節的順利執行至關重要。以下是一些關鍵要點，能助力協調和管理活動的各項任務。

1、檢查會場情況

提前檢查會場搭建情況，確保同傳設備、座椅擺放等細節符合活動要求，讓參與者感受到舒適和專業。

2、現場工作人員調度

根據會議議程和彩排情況，確認現場人員的安排與責任，包括迎賓人員、接待人員、主持人、攝影師、設備調音師、場地工作人員和兼職人員。

3、兼職人員培訓

對兼職服務人員進行培訓，確保他們了解各項任務和服務標準，提供專業、禮貌的服務。如果活動比較大型，活動前可能就需要組織培訓。

4、與酒店協調

與酒店協調茶歇、午宴、晚宴等安排，確保食品質量和服務滿足參與者的期望。

5、嘉賓接待

安排專人進行嘉賓接待工作，提供熱情周到的服務，讓嘉賓感受到賓至如歸的體驗。

6、主持人面談并梳理流程

與主持人進行面談，確保其了解活動流程和重要環節，使主持人能夠順利引導活動進展。

7、與攝影師溝通與協調

與攝影師溝通需求和要求，確保重要時刻和精彩瞬間被完美捕捉。

8、協調現場互動活動

若活動涉及互動環節，確保順利組織和引導，提升參與者的參與度和活動體驗，比如：話筒傳遞、頒獎嘉賓上臺路線指引、禮儀人員呈上獎品、獎品發放、獲獎者攝影留念。

以上要點的合理安排和順利執行將有助于活動的成功舉辦和參與者的滿意度。在活動現場，團隊協作和溝通至關重要，確保所有工作人員明確各自的職責，密切合作，做到有序高效。在活動中，也可以關注實際的用戶旅程，及時調整優化。為之后的復盤收集信息。

三、活動后

1、參與者反饋調查

活動結束后，可以通過問卷發放和訪談等方式，收集客戶反饋。問卷可以是匿名，也可以包含用戶基礎信息。具體設置以問卷的實際目的為主。在制作調查問卷和訪談問題的時候，需要明確每個問題背后的目的，問題應該涉及不同維度，如：了解宣傳渠道的推廣效果，參與者的推薦意愿，客戶最喜歡的活動環節，客戶對未來活動的期待等。以下是一些可能的問題：

您是通過什么渠道了解到咱們活動的？

如果再有這樣的活動，是否愿意推薦給朋友？

活動中，覺得印象最深的是哪個內容？

如果下次再舉辦這樣的活動，您還希望了解什么內容？

企業在分析反饋信息時，需要加上洞察和反思。

2、信息和郵件表達感謝

在活動結束后，對于活動參與者，尤其是活動嘉賓，需要對其參加活動付出的時間和精力表達感謝。表達感謝的方式可以是發送信息或郵件、寄賀卡或手寫感謝信。

3、社交媒體回顧和分享
活動結束后，需及時在社交媒體發布內容，慶祝活動的順利舉辦或完美收官。內容可以包含活動總結、活動現場圖、嘉賓分享干貨提煉、對參與者的感謝、未來展望等內容。對于一些活動中的可公開素材，如：PPT、講演稿等資料，可以添加到聚加樣本集中，提供用戶進行下載，方便進行二次傳播。如果有合作媒體，可以聯動轉發，以提高活動影響力。

4、名單統計與后續跟進
在活動結束后，還需要統計參會名單，并進行客戶跟進，整理收集到的線索信息，與意向客戶進行溝通，發送相應的資料，了解客戶的詳細需求。對于產品推廣活動，商務拓展經理尤其需要及時跟進客戶的感受，了解客戶對產品與服務的看法，挖掘客戶需求。

5、復盤總結

在進行活動總結的時候，不妨使用復盤四步法。

（1）回顧目標

結合所定目標，查看實際完成情況。

（2）評估結果

總結活動完成情況，看看成本和效果，計算投入產出比。

（3）分析原因

分析造成活動效果的原因，好在什么地方，有什么問題還需要改進。

（4）總結經驗
針對優點，要提煉出以后可復用之處，成為經驗。針對不足之處，要分析原因，并找出規避的方法或解決之道。

四、工作人員安排

1、主辦方人員

（1）明確人員職責和任務

主辦方需要制定一份詳細的人員安排表，記錄每個人的任務、工作時間和輪值要求等。確保時間和任務的分配合理，避免人員之間的沖突。人員安排可能包括總統籌、物料設計、物料供應商對接人員、宣傳人員、現場指引人員、嘉賓接待人員（含嘉賓差旅安排等事宜）、迎賓人員、機動人員、攝影需求對接員等。同時，考慮到可能出現的突發情況，制定備用人員計劃。確保在需要時有備用人員可以頂替或支援，以保證活動的順利進行。如果涉及任務的人員過多，可以網上發布招聘信息，招募志愿者協助。

（2）培訓和指導

對參與活動的人員進行必要的培訓和指導，確保大家了解各自的職責，并掌握必要的知識和技能。

（3）人員溝通和協調

建立良好的溝通渠道，組織團隊間需保持密切聯系。相關負責人可以定期召開階段性會議，按要求匯報工作進展，并可以使用在線協作工具，確保人員之間的協調和信息共享。

（4）人員管理和評估

在活動期間對人員進行管理和監督，確保他們按照職責履行工作。活動結束后，進行人員績效評估和總結，便于未來改進。

2、場地人員

在舉辦活動之前，與場地負責人提前聯系，了解活動場地能夠提供的協助和支持，并明確雙方的責任和義務。在活動進行過程中，及時與場地負責人保持密切溝通，確保每個環節都有人協助并把控，以促成活動的順利進行。在活動結束時，務必完成現場的清點和交接工作。確保物品的歸位和交接，保證活動的圓滿結束。

關于本文提及的活動舉辦流程，我們也額外準備了一份檢查清單，羅列了要點。

（流程內容要點檢查清單）