如何通過標準化的流程提升方案制作的質量，聚加制作流程分享
各位市場部的小伙伴大家好。
在工作中，方案制作是一個必不可少的環節。無論從事哪個行業，方案制作都是我們工作中必備的技能之一。
作為數字營銷服務商，為客戶制作營銷方案是聚加團隊日常工作重要的一部分。為了確保方案交付的質量穩定性，聚加非常重視流程化和標準化的建設。通過形成標準化的方案制作工作流程，結合日復一日的經驗積累與總結歸納，聚加力求不斷提升方案制作的水平，以客戶為中心，為客戶創造更多的價值。
本文是基于聚加團隊多年來制作方案的經驗總結出來，并在公司內部廣泛使用的方案制作流程與方法，在此與大家分享，希望能給大家帶來啟發。
一、設定目標，明確需求
1.確定目標和受眾
在開始制作方案之前，需要明確方案的目標和受眾。
方案的目標是指希望通過方案實現的具體結果或解決的問題，例如提升品牌知名度、實現社交媒體粉絲基數增長、提高品牌數字化營銷能力、廣告投放效果等。根據目標，方案內容可以涵蓋營銷推廣、活動策劃、廣告投放、UI/UX界面設計、系統規劃、小程序開發等方面。
受眾是指方案的直接或間接受益者，可能是客戶公司的相應部門的決策者、管理層、團隊成員或其他利益相關者。了解受眾的職位、需求、偏好和利益可以助力方案制定，使其更具吸引力和可行性。可以通過市場調研、數據分析、訪談等方式來獲取關于受眾的信息。
明確方案的目標和受眾是方案制作的重要第一步。只有在清楚地了解目標和受眾的基礎上，才能更好地設計和執行后續的方案內容和策略，以確保最終達到預期的效果。
2.明確需求
在方案制作方面，聚加團隊以客戶需求為導向，注重發掘客戶的需求和痛點，以客戶為中心，為客戶解決問題，助力客戶實現目標并創造價值。在方案制作的前期階段，需求確認是確保方案能夠滿足客戶或內部團隊需求的關鍵步驟。以下是幾個常用的需求確認方法：
（1）需求會議
組織需求會議是一種常見的方式，通過與需求方進行交流，明確方案的具體需求。
在會議中，可以討論方案的目標、內容要點、設計要求等，以便全面了解需求并解決相關問題。請注意，活動策劃等方案會涉及預算，在需求會議中可以明確大致預算和側重點。
為了讓會議更高效，在此介紹一下三星公司的九三法則*：
九個要求
凡是會議，必有準備
凡是會議，必有主題
凡是會議，必有紀律
凡是會議，會前必有議程
凡是會議，必有結果
凡是會議，必有訓練
凡是會議，必須守時
凡是會議，必有記錄
凡是散會，必有事后追蹤
三個公式
開會而不落實=零
布置工作而不檢查=零
抓住不落實的事并追究不落實的人=落實
（2）會議紀要
為了確保需求的準確性和共識，可以通過會議紀要的形式將會議內容進行總結，并以郵件的方式發送給與會人員。
會議紀要中應包含方案需求的重要細節和討論結果，并請與會人員確認和回復，以便確認需求的一致性和避免誤解。
聚加團隊一般會在需求會議結束的24小時內，將會議紀要用郵件等形式發送給與會人員。
（聚加會議紀要模版）
簡單來說，需求確認需要注意以下幾點：
會議前明確會議議程。
會議中深度了解需求方的需求、痛點和特殊要求，及時記錄。
會議后的待辦事項和對應的截止日期。
會議后通過會議的形式將會議內容進行總結，并以郵件的方式發送給與會人員。
通過以上需求確認的步驟，可以促進方案制作團隊對需求有清晰的了解，并與需求方達成一致。這將有助于在后續的方案制作過程中避免偏離目標，并為制定和實施方案提供指導。
二、確定思路與框架
1.頭腦風暴與提案
（1）資料檢索
在策劃和設計方案時，進行資料檢索時，可以注意以下幾點：利用使用搜索引擎的高級搜索功能，能夠更精準地控制搜索結果。下面介紹幾個高級搜索的技巧：
精確檢索
在想搜索的詞上加雙引號， 搜索引擎網站就會進行精確搜索。
（精確檢索）
site搜索
就是在指定站內進行搜索。語法是：關鍵詞 site:+網址，其中“site:”后面加上你要搜索的網站地址，其中冒號需處于英文狀態下。
比如我們在Google中輸入：邁克爾波特 site:https://zh.wikipedia.org/
呈現結果如下：
（site搜索）
filetype文檔搜索
可以按文檔類型來搜索。例如：在Google搜JavaScript權威指南（第四版）的pdf，就是“filetype:pdf JavaScript權威指南（第四版）”
（filetype文檔搜索）
研究報告的資料庫
在進行行業調查時，首先要收集行業數據，包括規模、增長率和市場份額等關鍵信息。可以參考行業協會、市場研究機構和政府統計部門等渠道獲取相關數據。
之前我們寫過一篇文章，其中推薦了一些行業報告和公開數據庫的網站，是我們聚加團隊在進行行業調查工作中經常會用到的一些資源，感興趣的可以通過關鍵詞搜索，在聚加互動公眾號找到相關內容：《可能是史上最全的新媒體運營工具大全》。
進行資料查詢時，需要注意：
多渠道搜索
嘗試使用多個搜索引擎、專業數據庫、學術期刊、在線圖書館等多個渠道進行搜索，以獲取更多的信息來源和多樣化的視角。
評估信息的可信度
注意評估所獲得信息的可信度和來源，查看作者的資質和背景，確認信息是否來自可靠的機構、權威的研究或專業的出版物。
（2）討論
頭腦風暴是一種開放性的創意生成和討論方法。以下是一些方法和技巧：
倡導量產出，不追求完美
在頭腦風暴過程中，重點是快速產生大量的創意，而不是追求完美的解決方案。鼓勵團隊成員提出盡可能多的創意，避免過早地進行評估和篩選
記錄和整理創意
對頭腦風暴過程中產生的創意進行記錄和整理，可以使用白板、便簽、數字工具等方式，將創意集中起來，并進行分類、歸類和總結。
（3）提案文化
(提案文化)
在啟動工作之前，相關方案制作人需要在團隊內部進行提案（口頭或演示的方式），展示方案制作規劃和思路，在提案獲得通過，達成共識后，再正式進行方案制作。由此，聚加在管理過程中建立完善了“提案四六分布文化”。也就是說，一般建議花費60%的時間，從多個方面進行系統思考，并向團隊進行“提案”。在達成共識和獲得通過后，利用40%的時間來動手執行，做到“謀定而后動”。通過執行“提案四六分布文化”，我們節省了大量由于溝通不充分、理解不同步導致的返工，大大提升了執行效率和客戶滿意度。
2.方案中可運用的理論模型
在方案制作的過程中，根據不同的目的，我們會使用一些理論模型。
（1）需求拆解-OIIC模型
在方案的最開始，需要介紹一下項目背景。此時，可以使用OIIC需求模型來分析需求和痛點。
(OIIC需求模型)
Objective（目標）
首先要明確客戶的工作目標是什么？
Issue（問題和痛點）
為了達成這個目標，目前面臨的阻礙是什么？
Insight（洞察）
針對這個障礙，我們對消費者進行洞察。
Challenge（應對挑戰的解決方案）
尋找如何應對挑戰的障礙的解決方案。
（2）行業分析-波特五力模型
我們也經常運用波特五力模型或其他競爭分析工具，評估供應商、買家、新進入者、替代品和現有競爭對手對行業的影響力，以了解行業的競爭格局和吸引力。波特五力模型是由著名管理學家、哈佛商學院教授邁克爾·波特（Michael Porter）提出的戰略分析工具，用于評估一個行業的結構。它通過分析五個關鍵要素，幫助企業了解行業內的競爭情況，并制定相應的競爭策略。
（波特五力模型）
以下是對波特五力模型的簡要介紹：
供應商議價能力
評估供應商是否影響產品成本和質量。
買家議價能力
評估買家是否對企業利潤和競爭地位造成影響。
新進入者威脅
評估新企業進入行業的難易程度。
替代品威脅
評估替代產品或服務的可用性和吸引力。
行業內現有競爭程度
評估行業內現有競爭對手的數量和實力。
波特五力模型可以幫助企業了解行業內的競爭力量，識別風險和機會，并制定相應的競爭策略。在條件允許的情況下，還可以進行市場調研，采用問卷調查、訪談和焦點小組等方法，收集意見和反饋，了解受眾的看法、需求和偏好。
（3）競品分析-SWOT分析
競品分析在一個方案之中至關重要，可以幫助我們確定標桿和努力目標。確定競爭對手后，通過訪問競爭對手的官方網站、公眾號、調研報告、新聞報道等途徑，收集競爭對手的信息，包括產品、定價策略、市場份額、品牌形象等方面，了解他們的市場表現和策略。在進行競品分析時，可以運用SWOT分析模型評估自身和競爭對手的內部優勢（Strength）和劣勢（Weakness），外部機會（Opportunity）和威脅（Threat）。
（SWOT）
它涵蓋了內部和外部環境的因素，幫助我們全面了解自己的核心競爭力，進行戰略分析。
（4）復盤總結-KISS復盤法
(KISS)
聚加在制作匯報與總結方案時，常參考KISS模型進行復盤，包括：
Keep
繼續保持的工作
Improve
需要改進的工作
Start
需要開始的新工作
Stop
需要停止的工作
這是一種科學的項目復盤方法，能夠把過往成功和失敗經驗轉化為實踐能力，以促進經驗教訓的內化吸收。
（5）目標管理-SMART原則
SMART原則是一種有效的目標設定方法，有助于我們的團隊制定具備明確性和可實施性的方案目標。
S：具體性（Specific）
目標應該明確定義，具體而清晰，以便清楚地了解要實現的目標是什么。
M：可度量性（Measurable）
目標應該是可衡量的，具備明確的指標或標準，以便能夠評估進展和達成程度。
A：可實現性（Achievable）
目標應該是可實現的，基于現實條件和可行性，具備可行性和可操作性。
R：相關性（Relevant）
目標應該與整體目標或愿景相一致，并與個人或組織的需求和優先級相關。
T：時限性（Time-bound）
目標應該設定明確的截止日期或時間范圍，以便給予明確的時間框架來實現目標。
（SMART）
使用SMART原則設定目標可以幫助我們確保目標明確、可衡量、可實現、相關且有時間限制，從而提高目標的可管理性和實現成功的可能性。關于聚加團隊方案制中運用的其他分析模型，因篇幅原因，本文在此不一一介紹，感興趣的朋友可以通過聚加互動公眾號后臺私信我們了解。
3.方案參考
要想制作出好的研究方案，不能閉門造車，要多學習，參考外部方案庫，也可以借鑒過往的優秀成功案例。
（1）外部方案庫
為了提升員工的方案制作能力，聚加投資購買眾多線上方案庫，供團隊成員查閱與學習，方便成員能“站在巨人的肩膀上”進行方案創意和制作。
黑貓會
（點擊圖片，跳轉鏈接：https://www.heimaohui.com/）
方案主題清晰，分類更為細致，覆蓋多種活動方案、營銷方案、PPT模板、圖片/圖集、視頻腳本、行業報告。
FA方案網
（點擊圖片，跳轉鏈接：https://www.huodongfangan.com/）
內容整體較為優質，有助于激發靈感，可以搜索17,000份精品模板。
方案庫
（點擊圖片，跳轉鏈接：https://www.fanganku.cn/）
內容全面，分類清晰，內容不斷更新迭代。不過案例合集中，個別案例比較陳舊，需要注意甄別篩選。
（2）內部豐富的案例庫
好方案的制作不是一蹴而就的，豐富的案例庫和知識管理平臺的搭建是有必要的。一方面，聚加互動注重內部案例的積累，以把日常優秀的經驗固化在流程中。每當交付完客戶項目，團隊成員會及時對相關資料進行整理與歸納，并將文件添加到案例庫里。成員會按照流程嚴格執行相關動作。另一方面，在日常工作中，聚加要求項目同事定期學習外部優秀案例。每當團隊成員接觸到營銷、系統、設計、運營等方面的優秀方案，都會分享出來，供團隊一起學習與研究。聚加團隊會將優秀的案例選為培訓教材，組織成員進行知識學習與分享，以提高團隊的服務水平，確保交付質量。
憑借多年的行業經驗和日復一日的積累，聚加匯總了許多優秀方案。在對方案進行歸類和整理后，匯集成了共享盤公司方案庫。
另外，在內部日常進行方案的匯總整理時，為了方便后期查詢和調取，需要注意以下幾點：
對文檔命名，需包含關鍵信息，簡潔易懂。
對文件夾分類管理，可以按部門或項目名稱等分類。
進行查看權限管理，對于一些重要文件，可以進行文檔加密。
三、內容制作與美化
在方案制作時，因目標、需求、受眾不同，方案內容會有不小的差異。不過，還是有一些通用的要點能幫助我們提高方案的質量。
1.格式規范
對格式進行規范能體現一定的專業度，包括但不限于：字體、布局、基礎框架和背景等。以聚加團隊為例，在方案制作方面，我們制定了PPT的格式標準，具體如下，僅供參考：
字體
免費商用字體（黑體、宋體、思源字體）
布局
固定元素注意位置一致，如：標題、公司和客戶logo等
基礎框架
封面、目錄、方案目標、需求分析、方案介紹、公司介紹
背景
統一專屬背景圖片（黑、白）
（黑色背景圖）
（白色背景圖）
這樣能確保團隊的方案有一定的統一性，體現專業度，也是聚加的一張“名片”。
2.設計美化
美觀大氣的PPT設計，能給人以良好印象。在PPT制作時，需要注重美觀，推薦使用線上PPT模版，適當插入圖片素材，請設計師協助制作。有許多網站或者軟件都提供了多樣的模板，可以按需使用（部分須購買）。
（WPS模版庫）
另外，在PPT中，不宜出現大段的文字，可以適當插入圖片，以下是幾個好用的素材網站：
（1）圖標等素材
https://www.iconfont.cn/
（2）插圖素材
https://undraw.co/illustrations
（3）照片與視頻
https://pixabay.com/
除了網上找素材，聚加團隊也會請設計師參與制作，在設計上添加方案的獨特性。
3.重點突出
在方案交付和正式提案階段，為了突出方案的重點和關鍵信息，可以采取以下措施：
（1）強調格式
在單獨一頁上使用大號字體、粗體或斜體等格式，突出顯示重要句子，以引起讀者的注意。
（聚加PPT頁面）
（2）引用或統計數據
如果方案中包含引人注目的引用或統計數據，可以將其單獨呈現在一頁上。
四、檢查與交付
1.團隊內部初審
在方案制作完成后，團隊內部的審稿和修改是確保方案質量的重要步驟。團隊成員會仔細審查和評估方案，確保內容準確、完整和可行。審稿過程包括以下方面：
（1）內容審查
審查方案內容，確保信息準確、清晰，并符合目標和要求。
（2）文字審核
檢查語法、拼寫、標點等語言錯誤，確保語言流暢、準確、專業。
團隊內部審稿和修改的目的是通過集體智慧發現和糾正潛在問題，確保方案能夠達到預期目標，并在實施過程中順利運作。
2.內部提案演練
在聚加團隊中，方案內審通過后，我們重視內部提案演練的環節。內部提案演練是一個團隊協作的過程，在演練過程中，團隊成員會扮演不同的角色，模擬客戶或決策者的反應和提問。通過這樣的角色扮演，我們可以提前預測和應對潛在的問題和挑戰，以確保方案在正式提案時能夠得到客戶的認可和支持。內部提案演練還為團隊成員提供了互相學習和分享經驗的機會。通過相互討論、反饋和建議，我們能夠不斷改進方案，并從中汲取經驗教訓，提升團隊的能力和專業水平。
3.交付及正式提案
這一階段是將方案提交給相關利益相關者或決策者的關鍵步驟，以獲得他們的批準和支持。提交完成后，團隊應準備好接受來自決策者或利益相關者的反饋和意見。這可能包括問題、建議、調整要求或更詳細的解釋。團隊將認真對待每一份反饋，并進行必要的修改和改進。這樣，方案的制作過程就完成了。
寫在最后
很多人普遍認為，制作出優秀方案往往依賴于個人經驗和靈感，需要某個人或團隊的苦思冥想。然而，這樣的工作方式不僅低效，由此輸出的方案質量也不穩定。基于多年營銷服務經驗，聚加團隊得出了一個結論：要想創造出優秀的方案，過度依賴個人經驗是不可取的，而是應該遵循固定的方法和流程。通過標準化的流程，聚加團隊規定了方案制作的流程和固定動作，持續產出了出色的方案。通過專業培訓，我們的成員能夠為客戶持續提供更高質量的方案。在未來，聚加也會繼續優化方案制作流程，保持方案質量的穩定性，為客戶創造更多價值。
*百度知道：https://zhidao.baidu.com/question/561587051861922252.html
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