"德"分指南 | Vol. 04 淺談效率

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舉報 2023-05-08

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說到效率（efficiency），普遍的理解就是單位時間完成的工作量。

那是不是我們現在狹隘的理解下來，單位時間內完成的工作量越大，你的工作效率就越高；

換大白話就是，如何提高效率，從時間上講就是如果管理好你的時間。

首先，來看看下面幾個例子，是不是有點似曾相識？

- 不知道自己的時間都花在哪，一天工作下來，感嘆時間過的太快，但好像又沒有什么收獲。

- 處理了一堆瑣事，但都是簡單而熟悉的行動，明顯的鴕鳥心態（鴕鳥把頭埋在沙子里，以為敵人看不見自己，是一種規避困難，不愿意直面大任務而在小事上蹉跎大量時間的心態。）

- 大包大攬，貪心導致時間焦慮。

如果你知道什么時間做什么事情，讓事情做的更加有序且有意義，這些問題也就迎刃而解了，接下來就是要合理規劃你的時間。

規劃你的時間：矩陣型時間管理

X軸代表事情的緊急程度，緊急性是由「是否有時間上的最后期限」來決定。

Y軸代表事情的重要程度，重要性是由「此種行為所帶來的回報」來決定。

各個象限的時間性質及舉例

1）使用時間：重要并且緊急的事情

占據了我們工作生活的主要部分，這部分投入的時間較多的話，充實感也很高。

比如：處理重要的電話郵件，每日事務處理。

2）投資時間：重要不緊急的事情

投資時間中的事項，一般是長周期的或比較繁重的任務。因此對投資時間的使用，一定要有計劃。

比如：某重要客戶的全年推廣策劃，學習新的技能等。

3）浪費時間：緊急不重要的事情

該類事項純粹占用了你的時間，沒有任何價值，盡量不要做，踏實做好自己的事。

比如：回復不重要的郵件信息、電話、郵件等。

4）閑耗時間：不緊急不重要的事情

該類時間需適當控制時間長度。

比如：游戲、看劇等。

如何優化自己的時間矩陣

以上是理想的時間規劃矩陣

優化時間的矩陣的步驟大致可以分三步走

Step 1: 利用時間清單（GTD流程法）分析自己時間使用情況。

Step 2：縮減or轉化自己的底部兩個象限的時間，增加投資時間。

Step 3：利用投資時間，來改善使用時間。

上述，根據這個矩陣，我們可以給自己需要完成的事項進行評等級，就像游戲中的英雄一樣，你可以分別授予他們 S、A、B、C，提升你的掌控度，同時便于記錄及標記。

實踐你的日程管理

定性完任務事件之后，我們需要把它們放入日程管理中去，這樣下面這張任務清單基本就逐漸清晰了。

基本可以分為以下四類：

今日待辦

長期待辦

立即去做

臨時記錄

其中臨時記錄主要是不知道該歸哪一類的事情和想法，碎片記錄or一些小靈感等。

進階版本：給時間做乘法

提出給時間做乘法的學者，在緊急程度（Urgency）和重要程度（Importance）之外，增加了第三個更值得看重的維度-事情的影響和意義（Significance），更看重此事情本身將會產生怎樣的影響；因此The Focus Funnel（聚焦漏斗）也就隨即產生，不難看出這是精準過濾的過程，主要進行消除任務、自動完成任務、代理任務、和今天做還是之后做的衡量和判定。

其中沙漏的底部提到了拖延，但也有同學提出來-拖延不是管理的殺手嘛？其實它是屬于有益的拖延，也歡迎小伙伴在評論區留言，談談你對這種拖延的看法~

圖片來源于網絡

參考資料：

1.《高效人士的七個習慣》史蒂夫 · 柯維著

2.https://www.youtube.com/watch?v=y2X7c9TUQJ8

在一個資源豐富的時代，你要更加謹慎地投資你的時間精力。

Daniel Sun

END

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