"德"分指南 | Vol. 03 活動(dòng)執(zhí)行筆記

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舉報(bào) 2023-05-04

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一般的活動(dòng)會(huì)議是舉辦在酒店當(dāng)中，偶爾也會(huì)存在歌劇院、禮堂之類的場地。我根據(jù)自己做過的活動(dòng)簡單介紹一下酒店活動(dòng)的時(shí)候需要注意的事項(xiàng)。

一活動(dòng)執(zhí)行部分—看會(huì)議場地

01 設(shè)計(jì)開始前

在一個(gè)酒店活動(dòng)開始籌備之前，一定要問酒店銷售拿到活動(dòng)場地的CAD文件，其中要有場地尺寸、燈下高度、酒店允許搭建的限高等數(shù)據(jù)，方便現(xiàn)場勘察的時(shí)候核對。
確認(rèn)搭建時(shí)間，需要知道正式活動(dòng)的前一天場地是否有其他活動(dòng)，確認(rèn)是否需要通宵搭建和活動(dòng)前是否存有彩排時(shí)間。
在設(shè)計(jì)開始之前，需要確認(rèn)整體活動(dòng)的人流動(dòng)線，方便三維同事進(jìn)行設(shè)計(jì)。
確定場地是否可以吊頂，滿足客戶不愿使用龍門架的需求。如有，需要確定吊點(diǎn)位置、數(shù)量、單點(diǎn)最大承重等數(shù)據(jù)。如使用龍門架搭建，需要提前量好會(huì)議廳入口之間的間距，要確保龍門架的安裝不會(huì)阻擋到會(huì)議廳的出入口。

02 場地內(nèi)部方面

確認(rèn)會(huì)議廳電箱位置、電纜線長度、航空插頭的樣式等，這個(gè)工作需要帶著AV設(shè)備的同事一起確認(rèn)。同時(shí)，外場的墻壁插座需要跟酒店確認(rèn)能否使用，功率是多大的，是否能滿足外場照明等用電。如若不能滿足，則需要規(guī)劃由內(nèi)場接電線路，盡量避開主要的活動(dòng)出入口。
確認(rèn)會(huì)議廳燈光控制開關(guān)位置，活動(dòng)進(jìn)行的過程中有可能需要會(huì)場暗燈，需要提前跟酒店會(huì)議廳的同事溝通。
確定空調(diào)開關(guān)位置，必要的時(shí)候需要調(diào)整空調(diào)溫度。
確認(rèn)好上貨通道和貨梯的尺寸，將具體上貨路線告知工廠，條件允許的情況下可帶工廠師傅一同勘察上貨路線。
確認(rèn)好酒店下停車庫的限高和進(jìn)入道路，需要讓工廠知曉。
確認(rèn)現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)狀況，如有現(xiàn)場報(bào)名登記的活動(dòng)，提前跟酒店協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)使用，并確認(rèn)端口位置。若酒店不能提供網(wǎng)絡(luò)，則需要跟客戶溝通，詢問是否能用隨身wifi作為替代網(wǎng)絡(luò)，并告知網(wǎng)絡(luò)可能存在不穩(wěn)定的風(fēng)險(xiǎn)。（其實(shí)也可以詢問客戶是否愿意使用第三方網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，一般是作為直播時(shí)使用，費(fèi)用相對來說較高，一定要提前問清楚）
確認(rèn)序廳燈光亮度，判斷是否有必要在序廳布置燈光。
確認(rèn)人流動(dòng)線上是否可以擺放線路指引（易拉寶、畫架等實(shí)物指引），確認(rèn)點(diǎn)位和數(shù)量，并且要確認(rèn)好左右方向。

03 客戶需求方面

確認(rèn)好現(xiàn)場是否需要采訪室、領(lǐng)導(dǎo)休息室、更衣室、化妝室之類的單獨(dú)空間，同時(shí)確認(rèn)好衛(wèi)生間的位置，與簽到處工作人員交代清楚，如有人詢問可以方便指路。
確認(rèn)酒店停車的費(fèi)用，如有免費(fèi)停車的方式，需提前告知客戶。如若客戶需要大巴服務(wù)，還需提前跟酒店確認(rèn)大巴的停車地點(diǎn)。
最后一點(diǎn)，確認(rèn)好進(jìn)場手續(xù)的辦理時(shí)間和流程，準(zhǔn)備進(jìn)場所需的現(xiàn)金（搭建押金、施工證辦理費(fèi)用），在正式進(jìn)場前將手續(xù)辦理完畢，以便節(jié)省時(shí)間。也可以詢問一下酒店是否有ATM機(jī)，以備不時(shí)之需。

二搭建過程前

01 進(jìn)場方面

辦理完進(jìn)場手續(xù)后，去會(huì)議廳及卸貨通道確認(rèn)場地是否已清理完畢及完好無損，現(xiàn)場如有地板劃痕、地毯破洞、窗簾破損、墻面破損及大門損壞等問題，需要及時(shí)拍照保留證據(jù)，以便撤場驗(yàn)收時(shí)可以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
進(jìn)場過程中需要督促施工人員進(jìn)行場地保護(hù)，比如用地毯將卸貨電梯、宴會(huì)廳木門包裹起來。如果航空箱必須經(jīng)過大理石地面，務(wù)必用地毯鋪設(shè)一條道路保護(hù)地面。
確認(rèn)好每個(gè)設(shè)備的安裝位置，尤其確認(rèn)好舞臺和龍門架位置，LED屏幕需要距離墻面預(yù)留1.5m的空間，保證大屏固定牢靠的同時(shí)也能保證維修人員的通行。

02 物料方面

搭建前確認(rèn)物料的色差，務(wù)必要先確認(rèn)logo的顏色和噴繪布的顏色，如有色差第一時(shí)間重新制作。同時(shí)檢查一下文字內(nèi)容是否有錯(cuò)誤，及時(shí)修改。
檢查物料是否有損壞，確認(rèn)搭建的物料是否按照要求雙面制作（若靠墻擺放，可以做單面），如果出現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。
確認(rèn)所有物料是否已經(jīng)全部到位，重點(diǎn)是由自己公司攜帶的那部分是否都準(zhǔn)備好了，比如：臺卡、手卡、麥牌、桌卡、易拉寶、禮品、包裝盒，租賃的沙發(fā)、茶幾、屏風(fēng)等。

如果上述基本沒問題，就可以確定點(diǎn)位，讓工人師傅開始施工，木工裝置的底部都需要鋪設(shè)地毯保護(hù)大理石地面。

三活動(dòng)開始前

01 設(shè)備方面

檢查每處搭建裝置是否安裝完畢，并且調(diào)試好外場的所有互動(dòng)設(shè)備，保證正常運(yùn)行。
檢查內(nèi)場所有AV設(shè)備，LED屏幕是否沒有壞點(diǎn)、畫面是否比例正確，每個(gè)麥克風(fēng)是否都能正常使用（在正式開始前，需要給每個(gè)麥克風(fēng)換最新的電池），現(xiàn)場音響是否沒有電流聲音、提詞器是否正常顯示。
燈光調(diào)試，與燈光老師先確定好需要使用的幾種燈光，比如：暖場燈光，嘉賓上場燈光，演講過程面光，中場休息燈光，視頻播放燈光，頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，表演環(huán)節(jié)燈光等。

02 彩排方面

彩排開始前需要將嘉賓演講PPT、Holding slide、現(xiàn)場音樂（嘉賓上場、主持人上場、頒獎(jiǎng)儀式之類的）、活動(dòng)rundown都交給控臺工作人員，并且根據(jù)rundown進(jìn)行初步交代。
在正式彩排前（主持人加入之前），需要內(nèi)部走一遍rundown流程，確保屏幕、燈光、音樂的正確性。
正式彩排，可以根據(jù)主持人的熟練度進(jìn)行多次彩排，要有耐性，并且相信AV技術(shù)老師的專業(yè)性，不要在控臺一驚一乍。
如有現(xiàn)場直播，需要提前確認(rèn)導(dǎo)播的畫面位置和嘉賓的站位點(diǎn)位，提前用黑膠帶進(jìn)行定位。
正式活動(dòng)開始，就放寬心，這個(gè)時(shí)候如果再出現(xiàn)臨時(shí)突發(fā)情況，能補(bǔ)救的第一時(shí)間補(bǔ)救，如若不能就放平心態(tài)進(jìn)行下面的流程就好。麻繩專挑細(xì)處斷，厄運(yùn)只找苦命人，解決不了的問題，就當(dāng)自己倒霉吧。

寫在最后，做執(zhí)行的無非就是要膽大心細(xì)，沒有什么是不能完成的。

Vader Jiang

如果勇氣不行，那就試試運(yùn)氣

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