活動執行=包工頭+保姆？！崩潰！
（文章來自黑貓會公公眾號）
這兩天，貓妹妹看到了一個活動人講述了自己的執行工作內容，一起來看看。
【Donna】
有時候我也覺得這個工作挺low的，自己跟個包工頭似的，帶著一幫人把舞臺搭了，把桌椅擺了，把保潔做了，吃的喝的茶歇準備了等等，順便還兼顧彩排，照顧領導等等，又像包工頭又像保姆。
很多人會感到疑惑，活動執行的工作內容這么簡單？
其實，活動執行是活動全案里最關鍵的一環，再完美的策劃方案，沒有強有力的執行，終究是紙上談兵。
看似一場簡單的活動，其實非常考驗活動管理者的用心程度。執行階段包含了多項工作，想要成功完成一定要做到事無巨細。
今天，貓妹妹就以活動總負責人（PM）的視角來說一說，有需要的小伙伴趕緊先收藏，再認真閱讀！（
老規矩，文末福利！表格表格表格~）
開動員大會、明確目標
當接到一項活動任務時，PM需要先梳理自己的思路，根據實際情況設置合理的活動目標及策略。
然后組織各部門負責人，安排所有和這場活動相關的參與人員一起開動員大會。
①品牌宣傳組：策劃、運營、媒介、設計師、文案等；
②物料組：印刷、采購、現場布置等；
③接待組：銷售、媒介、行政等；
④拍攝組：攝影師、攝像師、燈光師、后期等；
⑤業務組：銷售、客服等。
開會內容主要圍繞以下5點：
①闡述活動背景；
②明確且量化活動目標；
③分解目標，進行執行細化；
④根據活動的性質、規模、時間等要素，劃分活動各小組執行細項，初步確定各小組任務目標及職責劃分，同時進行需求整理；
⑤需求整理收集完成后，制定基礎的活動流程規劃框架。
活動統籌
由于中大型活動涉及到的人員及分工類別較多，PM無法具體管控到每個細項，因此PM主要把控重要的6張表，分別為：活動流程表、活動預算表、核心物料表、時間跟進表、人員分工表、嘉賓接待表。
把控預算
相信每個活動人都有一個深刻的體會，就是策劃方案經常與實際落地有較大差別。其實解決辦法很簡單，那就是前期的溝通與協助。
前期就對策劃方案中的一些有顧慮的觀點再次問詢，比如：
①哪些是可實施性的；
②哪些是無法落地的；
③哪些內容是可實施的但在某些方面會有困難的；
④如果這么做后期需要哪些人配合做哪些事。
隨后和各小組負責人溝通所有的預算支出明細后，PM整合一個整體預算大表提交審批。
按計劃執行、監督
待預算申請通過、人員分工確定后，就開始按照計劃進行宣傳推廣、物料生產及嘉賓邀請。
PM主要管控以下3點：
1、保證重要信息輸出準確
所有宣傳物料需確保準備充足；無論是從視覺還是內容上要保持一致性和準確度，一些低級問題絕對不能出現，比如缺少logo、公司信息不正確，嘉賓名稱失誤等，重要物料PM要做最后的審核確認。
2、實時進行數據監測
定期監測數據，一是為了保證到場人數，二是通過監測投放效果考究媒介質量，效果不佳時需及時做出策略調整，提高傳播率。
監測平臺主要有：
①官方微信公眾號的閱讀量；
②官方微博的轉評贊；
③活動平臺的后臺報名數據；
④業務組邀請嘉賓數據；
⑤各媒介投放實時的傳播率。
3、各小組負責人定期匯報進度
根據每個時間節點，PM和各項目組負責人單獨開會，確認進度進程，防止物料生產不及時或宣傳節奏落后。
現場籌備
1、制作Rundown（執行臺本）
PM需要制作現場整體的活動執行臺本，含內容、時間、時長、描述、 音控、屏幕、燈控、道具等要素，以及所有負責人的通訊方式。
2、動員大會
發布會開始前一天在活動場地召開活動前的動員大會，動員大會主要內容：
①對各項目組負責人分發執行臺本，并進行整體人員分工及介紹、活動流程及內容介紹、接待嘉賓注意事項等；
②對各項目組準備工作進行最終確認；
③走動線，從踏入活動場地正門開始，讓所有工作人員都了解電梯區域、簽到區域、重要嘉賓休息區域、音控臺、工作室、洗手間、現場舞臺等所有和活動相關的區域具體位置。
3、提前彩排
發布會提前一天走臺彩排，需要注意3點：
①測試舞臺效果：測試聲光電效果、按活動順序過一遍音樂、燈光、屏幕畫面等，保證流暢性；
②指導演講者站位：帶演講者熟悉場地、走位，以及確認演講時音樂跟隨內容的cue點；
③預演發布會儀式：提前預演，保證細節不出錯。
4、文件管理
與活動相關的文件管理需及時整理，讓各個需要文件的工作人員可以及時傳遞，從而提高工作效率。
活動中所涉及到的文件檔案主要包括：各種審批的行政文件、相關合同協議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關證件票據等。
會后跟進
會后跟進工作也是活動的重要環節，于活動結束之后，需及時對活動進行跟進整理，具體包括如下幾個方面：
1、會后撤場
有序安排各部門進行撤場，還原會場整潔，執行負責人辦理撤場手續。
2、感謝短信發送
活動結束后，需及時對與會領導的參會和支持表示感謝。
3、會議/活動紀要
活動結束后，工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀要，針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成果書籍。
4、活動新聞稿
活動結束的當天晚上，工作人員整理活動新聞稿，保證第二天及時進行新聞發布。
5、音像資料整理
及時對活動圖片、視頻等音像資料進行整理、修飾和剪輯，重要活動的視頻和圖片還須進行刻盤，連同其它活動成果資料、洗印照片等。
6、活動文件歸檔
在會后跟進的基本工作完成之后，對活動文件進行歸檔整理。
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