借助SCRM系統實現活動管理的標準化流程（SOP）
各位市場部的小伙伴大家好！
線下活動（展會／會議）是B2B企業獲客的一個至關重要的渠道。積極參加各種展會／行業會議，除了宣傳企業形象、維護和拓展客戶以外，也可以達到了解行業信息、市場現狀、分析市場變化、尋求新機會等目的。
活動策劃從流程來說，我們首先要做好宣傳，傳播活動信息，吸引報名和參觀者；其次在活動進行的時候要吸引更多用戶來會場、展位咨詢駐足，了解產品信息，參與現場互動；活動后可以通過一系列舉措吸引用戶繼續參加線上互動。總之為了通過活動達到較好的商機轉化效果，活動策劃者必須在活動的前、中、后都進行精心的準備、策劃和安排。
本期文章，我們將會圍繞著聚加互動的數字營銷系統（SCRM）如何賦能線下活動前、中、后各個環節進行展開，提升活動的宣傳效果、獲客效果、互動效果，以及客戶滿意度。同時，讓組織方得以收集更加具體的客戶數據，通過系統自動追蹤，實現用戶標簽化，繪制完整的360°用戶畫像。
作為數字化營銷系統的服務提供商，聚加的服務宗旨是：我們賣的不是工具，而是結果。我們致力于幫助客戶將我們的營銷系統用起來，賦能營銷工作，并且為客戶帶來實實在在的價值。這也是我們撰寫這篇活動管理標準化流程的初衷。
如果您還未使用我們的系統，我們強烈建議您閱讀本篇文章，了解我們如何借助系統賦能活動管理流程；如果您已經是聚加系統的客戶，請聯系您的客戶經理，他們將會幫助您制定專屬落地策略。
下方是完整的營銷系統賦能活動全流程的標準化流程圖：
(活動標準化流程圖)
接下來，讓我們詳細介紹活動前、中、后的賦能方法。
一、活動前
(活動前標準化流程圖)
1.邀請函制作
線下活動是企業產品和形象的展示臺，是企業樹立和強化品牌的重要渠道。在活動開始前制作活動邀請函是一個提升活動宣傳效果、吸引活動前觀眾報名十分有效的方式。
(活動邀請函)
在邀請函制作方面，我們可以根據客戶提供的主KV來設計、制作活動宣傳單頁，上面包含活動介紹和日程，末尾添加活動報名公眾號二維碼，進行報名引流，形式上簡單明了。
同樣，也可以選擇第三方H5邀請函制作平臺，如：易企秀。H5邀請函制作周期相對比較短，參考模板樣式比較多，且無需設計開發，制作成本比較低，也能夠達到良好的視覺體驗。
邀請函的末尾，可以通過超鏈接或者二維碼的方式，跳轉至聚加互動的活動管理系統，實現報名表單的收集和微信授權。
2.短視頻邀請函
隨著現在短視頻內容形式越來越受歡迎，特別是基于微信生態的視頻號平臺走紅，短視頻活動邀請函也應勢而生。通過拍攝簡短的活動介紹短視頻，讓觀眾可以快速了解活動詳情，吸引關注視頻號或者公眾號，注冊活動報名表單。
活動短視頻邀請函也可以嵌入微信公眾號推文，或者通過朋友圈和好友間轉發的方式協助活動的線上推廣。用戶可以通過鏈接跳轉的形式，到達我們的活動管理系統進行報名、留資。
3.自媒體／合作媒體推廣
互聯網現已進入社交化時代，微博、微信以及短視頻平臺成為人們每日必用的社交媒體工具，也是企業進行信息發布的主陣地。一篇文章、一條視頻的影響力可能遠遠超乎想象。
行業相關的自媒體、行業媒體、行業協會的媒體平臺已經逐漸成為了B2B企業品牌宣傳以及商機獲取的主要渠道之一。
(活動推文預告)
活動邀請信息可以發布在第三方合作媒體上，預告活動詳細信息，提高轉發率和曝光度，而后吸引更多有興趣的客戶關注活動信息，報名觀看線上直播，或者出席線下活動，滿足了活動宣傳推廣的需求。
4.戶外／樓宇廣告
一些比較重要的企業活動在開始前，會需要進行大眾媒體的廣告投放來預熱，這時可以選擇通過戶外媒體投放有效觸達更廣泛的人群，讓有興趣參加活動的用戶掃碼了解更多信息，或者進行線上報名。
戶外媒體在受眾群體中具有較好的曝光度和信賴感，尤其高端場景中的戶外廣告，效果更佳，可展現企業的品牌形象，提升美譽度。
(戶外廣告展示)
如果廣告傳播的目的僅在于短期內提醒潛在用戶參與活動報名，那么還得借助網絡化的戶外媒體，深入目標受眾的消費與生活空間中去才行。戶外／樓宇廣告具有這樣的優勢。不過這樣的方式在B2B廣告投放中并不常見，廣告投放的費用和門檻也更高。活動策劃方可根據活動推廣的需求，謹慎選擇投放。
在戶外媒體的投放過程中，可以展示活動報名的二維碼，引導用戶報名留資。
5.營銷裂變傳播
裂變營銷的推廣方式在近些年越來越多受到了活動組織者的喜愛，通過企業私域渠道（自有媒體）的用戶資源，設計營銷裂變和分享激勵機制，激發線上的裂變和口碑傳播，從而實現活動宣傳效果的最大化。
聚加自動化系統可以根據活動策劃者的需求，自動生成營銷裂變海報，然后通過朋友圈、微信群等多渠道進行宣傳和推廣，實現覆蓋更多用戶群體的目標，從而讓更多的潛在用戶關注到活動信息。
而且聚加系統所分享的裂變鏈接以及帶參二維碼長期有效，可隨時查看傳播數據，方便快捷統計渠道效果。
6.付費推廣（微信廣告／視頻號廣告）
在很多時候，企業自有的私域流量資源無法滿足宣傳推廣需求，我們可以嘗試使用付費廣告的形式實現活動宣傳和推廣的效果最大化。
在微信生態中，微信朋友圈和視頻號廣告就是一個十分不錯的選擇。在微信廣告平臺，廣告主除了可以向特定的用戶群組定向傳遞企業品牌宣傳、產品動態、專業知識，精準進行廣告觸達以外，還可以進行定向的線下活動宣傳推廣，獲取更多報名和注冊用戶。
(微信朋友圈廣告)
比如微信朋友圈廣告，可以以類似朋友圈的原創內容形式對活動進行宣傳推廣。用戶可以通過點贊、評論等方式進行互動，并依托社交關系鏈傳播，為活動推廣帶來加成效應，獲得潛在觀眾的報名注冊。
7.郵件群發推廣
郵件及短信是活動前最常用的活動邀約工具之一。我們可以群發郵件邀請客戶參加活動，并把參展／會議信息，包括活動時間、地點、活動推薦產品的特色介紹一并發送給客戶，并引導用戶線上報名和留資。
聚加郵件群發系統內置了很多適用于不同場景的郵件和短信模板，也可以根據實際使用場景對郵件、短信模板進行定制，方便組織方快捷選擇使用。后臺可以查看郵件群發后的打開數據、推送成功率、退訂數、發送數，還能進行地域和終端數據統計，各種數據一目了然。
(群發郵件)
除了郵件，短信、電話邀請也是比較直接的邀約方式。這不僅可以傳播參展信息，同時也可與客戶約定具體時間到企業的展位參觀。通過電話邀請觀展的成功率一般比較高。
如今，短信和Call Centre外包服務已經發展得十分成熟，聚加在經過多年的層層篩選后，已經發掘出一些十分可靠的服務提供商，與聚加的活動管理系統實現數據的對接。
8.定向邀請
定向邀約機制可以充分表現出組織方對參與活動嘉賓的尊重，體現組織方的誠意，為參與活動的嘉賓帶來足夠的儀式感。同時保障了參與活動的用戶黏性，提升會議整體呈現效果。
(定向邀請客戶)
組織者可以通過聚加的活動表單管理系統生成定向邀請的專屬表單，定向發給需要邀請的客戶，引導客戶進入表單小程序，并且通過填寫表單信息進行數據統計，了解客戶參會需求，如行程信息、餐食要求和住宿信息等。提供定制化的服務信息，可以提高客戶與企業的合作意向，增強客戶粘性。
9.轉介紹獲得禮品
客戶轉介紹是絕大多數B2B開拓準客戶的重要方法之一。老帶新是基于熟人關系信任介紹，耗時少、成功率高、成本低。同樣，基于社交媒體的活動報名轉介紹功能也是提升活動報名數量的有效方式。
借助聚加會員系統中的轉介紹功能，用戶可以實現邀請好友報名活動，獲取禮品和積分獎勵的轉介紹機制，邀請機制包括拼團、砍價、以及返紅包等模式，讓推薦方有利益、被推薦方有優惠，提高積極性，促使轉介紹活動順利進行。
10.線上抽獎活動
線上的抽獎活動開始前，組織方可以通過聚加后臺創建大轉盤、抽盲盒等互動小游戲，使用游戲的鏈接生成參數二維碼，讓用戶掃碼參與活動。用戶在領取禮品的同時又起到了活動推廣、報名留資的作用，還可以實現公眾號引流、粉絲增長的目的。
（活動抽獎頁面）
活動中，用戶在填寫表單后即可進入抽獎。中獎后如果是線上禮品（例如購物卡），管理員在線上直接發送中獎信息；若是實體禮品需要中獎人到線下活動現場來領取禮物，這樣能夠十分有效地提升線下活動的參與情況。
11.公眾號模板消息提醒
在聚加活動管理系統中，可以在后臺設置消息模板，于活動前的一段時間給已報名的用戶推送活動即將開始的消息。活動模板既可以實時觸發，也可以定時自動觸發，比如活動前48小時、24小時和活動前一小時分別設定對應的消息提醒。
醒目的提醒，讓公眾號模板消息不容易被粉絲錯過，從而讓更多粉絲執行活動前的相關操作，例如提前做好行程安排和參會準備。
相較于長篇幅的推文，模板消息雖然不能包含很多的細節信息，但是其清晰的結構和短小的篇幅，可以迅速引起粉絲的興趣，并且它的發送次數不像推送文章一樣有限制。
(模板消息)
二、活動中
(活動中標準化流程圖)
1.現場簽到
當參加活動的用戶抵達活動現場后，借助營銷系統，首先需要讓客戶完成的操作就是活動簽到。
在聚加的活動管理系統，活動簽到的具體流程分為兩種：
（1） 掃碼核銷
(活動簽到)
在會議現場，參會嘉賓只需出示注冊報名時生成的二維碼，主辦方掃碼就可完成身份核驗，完成簽到直接入場。此時，活動管理系統中就完成了客戶數據的記錄和核銷，客戶的參會狀態就從“已報名”變成“已簽到”。
（2）掃碼簽到
(活動簽到)
會議主辦方將會議核銷二維碼張貼在會議現場，參會嘉賓直接掃碼即可簽到成功，簽到完成數據有詳細分析，可以在數據后臺統一展示，也可以選擇將數據通過可視化的方式展現在活動現場的大屏幕之上。
2.資料一物一碼
會議、展會的活動現場，大多都會展出公司的產品，供參會人員觀摩和參觀。傳統的活動的組織者會在每款產品旁邊放置事先印刷好的產品宣傳冊供觀眾查看和自行領取。
在數字時代的當下，印刷版的產品手冊存在諸多的弊端，而借助聚加的產品內容管理系統：“樣本匯”，可快速生成產品一物一碼和產品電子手冊，降低印刷成本。
樣本冊支持上傳PDF、PPT、MP4等，更具多元化。例如產品的電子樣本冊、活動嘉賓的演講PPT、公司近期發布的研究報告等。我們可以在樣本匯后臺系統生成一個專屬二維碼，將其下載打印出來放在現場的活動展臺中，讓用戶進行掃碼下載分享等操作，這樣用戶就能隨時隨地瀏覽樣本、收藏資料以及轉發分享。
數字媒介方便用戶快捷傳播、實時修改，免去紙質樣本冊的印刷成本，從而降低獲客成本。
(一物一碼)
同時，這個方法還能實時追蹤客戶閱讀行為及轉發數據，實時監控和統計文件、視頻被分享及查看的數據，靈活捕捉各渠道查閱樣本匯的客戶，客戶互動軌跡和購買需求一目了然。
3.資料樣本集管理
聚加樣本匯是一款成熟的產品數字化展示、營銷獲客和商機培育系統，現服務于100多家知名企業。從2016年上線至今，歷經多次版本迭代和升級，力求為市場營銷人員提供更全面、更高效、更便捷的獲客工具。系統基于內容電子化，助力傳統企業快速實現數字化轉變，并提供營銷獲客解決方案。
(樣本集)
樣本匯可以為線下展會生成專屬的樣本匯產品二維碼，并張貼在展位顯眼的位置。觀眾掃碼填寫表單后，即可查閱本屆展會所有展品的產品介紹和對應的產品視頻。此外，樣本匯還可以將多個產品的電子樣本匯集在一起，生成一個針對特定展會的專屬樣本集二維碼。用戶掃碼以后，可以查看到活動展出的所有電子樣本的集合，無需逐個掃碼即可將所有資料收入囊中。
4.商機名片錄入
在參加活動時，收集客戶的名片依然是一項重要的工作任務，名片的數量和質量依然是商機獲客效果的重要評斷標準。收集來的紙質名片如果怕丟失，或者擔心需要花費大量時間手動錄入系統，可以使用聚加名片智能識別系統：將紙質名片批量識別到系統中，并生成一張電子名片。此系統名片識別速度快，不用手動輸入，直接使用攝像頭采集名片上的字段信息，智能匹配到相應字段內，大大增加商機整理的效率。
5.數字化互動方式
活動現場可以設置多種類型的數字化互動。邀請客戶現場互動，手機掃碼就能參與，可以快速集客，采集客戶數據。同時也便于企業在展會活動中調動現場氣氛，提升活動人氣。
(數字化互動)
活動參與者掃碼或者填寫表單即可參與活動，互動活動的形式多種多樣，包括但不限于大屏互動游戲、搖一搖抽獎、互動抽獎等形式。
以下是聚加系統中包含的一些大屏互動游戲的功能展示頁面。
(數字化互動)
6.活動直播
企業直播已經成為了企業活動管理的標配。直播可以成功地打破物理空間局限，而且使用成本也變得越來越親民。
常見的企業直播形式分為兩種，一種是專業的企業級直播解決方案，如云犀、微吼、保利威等服務商；第二種形式是平臺自帶的直播形式，如微信視頻號／抖音直播等。
(活動直播)
7.激勵轉發朋友圈
在活動現場，也可以借助營銷系統設計朋友圈、微信群轉發獲獎的激勵活動。通過轉發可以將活動現場的情況傳播到參會者的朋友圈，提升活動的宣傳效果。
活動現場可以設置參與二維碼，用戶掃碼后，系統引導用戶轉發活動鏈接或者海報，配上相應的文字發送至朋友圈。只要朋友圈或者微信群中的好友參與互動，系統就可以自動鋪捉到，并給予轉發者禮品獎勵。客戶獲得好禮的同時，還能起到宣傳活動、吸引潛在用戶的作用。
三、活動后
(活動后標準化流程圖)
1.滿意度調查問卷
活動結束后，組織者通過SCRM系統后臺生成問卷，統計參會人員的滿意度。
(活動調查問卷)
活動（展會/會議）調查問卷可以為組織方收集足夠的、真實的、有效的信息，為市場部接下來的活動策略工作提供參考依據。
2.直播回看
活動結束后，組織者可以通過營銷系統，將直播回看通過短信、郵件和微信模板消息的方式定向發送給參會人員。
(直播回放)
研討會直播回顧，讓錯過直播的小伙伴可以通過回放了解精彩內容，打破了時間、空間的壁壘，最大化直播內容的價值。
3.關鍵資料線上下載
在活動中展現的資料，包括企業的宣傳冊、單頁、會議演講嘉賓的PPT、講稿實錄可以在會后通過定向投遞的方式，借助郵件、公眾號群發消息、短信提醒等多種方式，發送給感興趣的用戶。也可以將這些內容集合添加進聚加樣本匯的樣本集中，然后生成一個樣本集的二維碼，插入到郵件推廣或者微信推文之中，進行內容的再次分發和傳播。
聚加樣本集功能可以統一存儲文件，層級清晰，架構一目了然。企業可以建立不同的文件夾，保存不同的文件，還能在手機上對文件進行直接查看而無需下載，大大提升了參會效率，也為主辦方和參會企業節省了成本。
4.活動素材二次傳播
活動過程中，會生成大量的照片、視頻素材，公司可以對這些素材進行加工，分發到抖音、視頻號，騰訊視頻等主流視頻平臺，進行活動信息的二次傳播。
5.數據統計和分析
借助營銷系統賦能活動組織的一個重要優勢是在活動結束后，系統中會留存詳細的活動流程數據，比如報名人員信息、接待的客戶數量、獲得商機信息、微信公眾號漲粉數、參與互動客戶信息和資料查閱信息等，方便組織者分析活動組織的效果，并依據數據做出優化的科學建議。
寫在最后
企業市場活動策劃（展會／會議等企業活動）是一項復雜的系統工程，有很多注意事項和細節需要認真考慮。借助信息化活動管理系統和自動化營銷系統可以有效地提升活動組織效率。
本篇文章的目的就是在于展示營銷系統賦能活動（展會／會議）組織的標準化流程。希望借此機會為大家提供系統的使用場景和使用方法的參考。
本期的分享就到這里了，希望大家都能舉辦好每一場市場活動，收獲更多合作客戶，助力企業業務發展。更多營銷干貨分享，歡迎關注聚加互動。
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