如何把活動風險歸0？躺著就把活動辦了
今年的惡劣天氣、舞臺事故頻發，這對舉辦活動都帶來了一定的影響。不過有經驗的策劃人都知道，舉辦一些中大型活動，由于現場的人數較多，當天避免不了一些突發情況的發生，可能是惡劣天氣、打架斗毆、嘉賓缺席、舞臺事故…為了避免發生這種情況，策劃人就要在方案里提前做好活動應急預案。
那么，一份完整的活動預案，需要策劃人從哪些角度去考慮呢？
今天貓妹妹就給你們帶來了一份超詳細的活動應急預案，包含現場人員保障、VIP接待、預案保障、禮儀培訓&兼職人員管理四大板塊。
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一
現場人員保障
主控臺管理
1、按照要求參加現場彩排，清楚全場流程及各環節畫面、音效、燈光的要求；
2、活動期間，負責整體控臺區域工作，使畫面、音效、燈光完美配合和切換。
視頻控制
1、按照要求參加現場彩排，清楚全場流程及各環節畫面要求；
2、活動期間，負責全場視頻畫面的切換，使畫面與流程完美配合和切換。
音響控制
1、按照要求參加彩排，清楚全場流程、各環節音效要求及舞臺話筒的擺放調試；
2、活動期間，負責全場音效的切換和話筒的管理，使音效與流程完美匹配和切換。
燈光控制
1、按照要求參加現場彩排，清楚全場流程及各環節燈光要求；
2、活動期間，負責全場燈光的組合變化，使燈光與流程完美匹配和切換。
現場總控
1、確保從最開始了解和清楚活動各方面的需求和要求；
2、帶領搭建團隊提前到場完成場地搭建，確保搭建無誤；
3、活動期間負責對接主辦方、場地方、活動方等各方面要求，整體把控全場工作，及時發現問題、解決問題等。
搭建管理
1、所有搭建項目的監督搭建，確保在指定時間節點之前完成所有項目和檢查；
2、現場隨時關注搭建項目的情況，及時解決突發問題。
道具管理
1、活動前期，清楚掌握現場所需物料清單，并對物料進行打包管理；
2、活動期間，負責簽到道具、論壇沙發、嘉賓桌卡、同聲傳譯器等一系列道具的管理、擺放、搬運等；
3、活動結束后，負責道具的回收和運輸。
后勤管理
1、員工、嘉賓接送車輛管理，確保指定時間到達指定位置和所有人準時上下車；
2、茶歇用餐的對接管理，按時擺放到位，及時補充。
安保管理
1、配合安保部門做好安保力量的分配和指引；
2、現場根據情況調動安保力量，預防突發問題。
機動人員
1、輔助道具人員完成所有道具的擺放和回收；
2、在現場隨時待命，各崗位如有問題需要人員補充，機動人員第一時間進行補充。
主持人
1、提前一周，開始熟悉會議主持串詞；
2、按照要求參加現場彩排，對全場活動進行串場彩排，及時糾正問題；
3、會議開始前，進行畫外音提示會議即將開始；
4、做開場致辭，介紹到場來賓及活動情況；
5、做好全場串詞工作，
6、按要求著裝，標準語言主持。
禮儀
1、按照要求參加現場彩排，清楚自身展位和工作任務；
2、活動開始前，引領來賓到達簽到區進行簽到，并向來賓發放嘉賓證；
3、引領來賓入場，活動開始后在舞臺兩側展位，引領相關領導上臺致辭；
4、在儀式等環節，負責部分道具的上下場，保證環節順利進行；
5、活動結束后，引領來賓按照路線上場；
6、按要求著裝，統一站姿，微笑接待，堅守崗位。
攝影保障
攝影攝像將根據此次活動內容，提前做出拍攝流程預案，保證拍攝有章可循。不能站在舞臺上拍攝，不能搶領導鏡頭拍。
同時為延續活動熱度，活動開始后的兩小時內，快剪現場的美圖及10秒小視頻等都要發布，用于發布會的后期宣傳。
二
VIP接待
VIP專用停車位規劃
1、提前與場地方協商，規劃VIP停車位；
2、安排停車管理員，根據實際情況做好停車接待工作。
VIP入場通道
1、提前考察酒店停車場到VIP室及會場的通道，制定VIP通道路線圖；
2、針對復雜的移動路線，制定移動行走方案，通道沿途擺放指引牌并安排工作人員。
VIP室內接待
1、提前安排禮儀熟悉VIP室接待工作，明確工作細項；
2、根據VIP級別提前安排休息室座次表；
3、提前安排攝影攝像，溝通拍攝內容；
4、提前安排好VIP室茶歇服務。
VIP室內專訪安排
1、針對實際的專訪需求，提前與酒店溝通VIP室的翻臺工作，保證會議最后媒體專訪有序進行；
2、安排專訪環節攝影攝像工作，提前溝通所需拍攝視角內容。
VIP參與環節備忘錄
1、提前安排工作人員對VIP參與環節一對一溝通；
2、會中安排工作人員及時提醒。
三
預案保障
1、應急預案
活動中如遇突發事件，需迅速聯絡區域負責人，按指示處理，不要引起可疑人員注意。現場工作人員，發現人、各區域負責人員分工明確，鎮定指揮，及時疏散人員及物資，維持秩序，保障后續活動照常進行。
2、疫情預案
成立疫情防控專項小組，含體溫檢測、疫情摸排、后勤保障、聯絡接待、應急處置五個工作組。
防控物資準備：疫情防控所需足量物資，主要包括口罩、體溫檢測儀、隔離線樁、洗手液、消毒液、醫療廢棄物專用垃圾桶等。
3、消防預案
消防保衛人員要熟悉附近情況，知道電閘箱、消火栓、位置并會使用。 舞臺兩側也須配備，如發現火點，執行公司及保安公司、參展商相關人員應立即撥打119，并且組織疏散參會人員。
4、安保預案
現場必須要保留消防通道，確保通道無消防阻礙物。其次加強人手重點維護人流密集區域的人員安全。同時安排安保人員在觀眾區、舞臺區的四周巡視，如遇重大突發事件，安保人員應最快地疏導人員分散撤離。
5、醫療預案
現場設置緊急醫療箱，準備常規藥品，如防暑降溫藥風油精、創可貼等。了解活動距離最近的120急救中心的路程以及救護車響應時間。
6、EHS保障預案
1、有搭建物料符合規定防火等級（B1級以上），木質結構做防火處理
2、裝置、過線槽等不遮擋防火卷簾
3、裝置、過線槽等不遮擋緊急疏散指示燈（包括燈的連線）
4、活動多天搭建，加設圍擋，整理好物料，并用整塊灰色不透光布完全遮擋。
5、地面鋪地膠應保證揭掉后無留膠。
6、如商場天棚有消防水炮，燈光避免直射、掃射到消防水炮，以免發生噴水事故。
……
7、區域管控預案
舞臺表演開始時，嚴禁現場非工作人員靠近設備電源及舞臺后方，現場將采用一米線將活動區域及工作區域進行嚴格劃分，同時安排巡場工作人員在演藝環節進行實時檢查。
8、食品預案
美食攤位提前進行招商，指定食品品類及價格區間，要求供餐商家提供公司簡介、營業執照及稅務登記、具體產品的文字及圖片描述、供貨商宣傳等，整體提高餐飲的品質與品位。
9、天氣預案
至少在活動的前三天，定期查看活動當天天氣預告，活動現場準備的遮陽傘可以融合活動風格。如遇陰雨天，提前購買一次性雨衣、防水布等物料，活動當中如突然降雨， 最大程度疏散人員，快速撤離不防水的物料。
10、擁擠踩踏疏散預案
在來賓周圍及主要通道處安排工作人員及保安，有序入場和退場，如場內發生混亂時，工作人員迅速引領領導到VIP休息室，并對場內人員進行引導和疏散。
11、打架斗毆預案
如場內發生混亂時，安保人員應立即制止沖突，并報告安保組長，將沖突人員和普通觀眾進行區隔。如安保團隊難以控制，應立刻報警，并采取錄音錄像等方法記錄現場。
12、活動臨時改期預案
活動臨時改期，則由活動主辦方協調確定活動的最終日，通過專人及時通知特邀嘉賓，并說明改期原因和活動的最終日期；其他參會人員可通過手機短信的形式告知。
四
禮儀培訓&兼職人員管理
兼職工作人員注意事項：
1、對于需要幫助的參會嘉賓，應主動予以幫助或告知相關人員提供幫助；
2、有義務對活動現場所有搭建物、制作物、AV設備等進行看管及保護，有義務阻止其他非項目組工作人員對于上述設備的杰出與操控；
……
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