中大型企業(yè)快遞管理痛點(diǎn)及數(shù)字化解決之道

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舉報(bào) 2021-12-01

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不同于電商快遞和業(yè)務(wù)發(fā)貨，企業(yè)快遞是以辦公、商務(wù)往來(lái)為主要需求的，物品包括文件、辦公物料、樣品禮品、合同發(fā)票等，含收、寄兩類。

企業(yè)收發(fā)快遞是件“小事”，但管理卻讓人很頭疼。

小型企業(yè)人數(shù)不多，可通過(guò)行政前臺(tái)、快遞柜、員工自己收寄等方式解決。但中大型企業(yè)，因公往來(lái)的快遞變多，必須要有專人處理。

"有數(shù)據(jù)表明，凡是辦公人數(shù)超過(guò)500人的企業(yè)，幾乎都需要有行政或后勤部門出專人對(duì)企業(yè)快遞收發(fā)進(jìn)行一定的管理；一些更大的企業(yè)，甚至還會(huì)在公司內(nèi)部建立“小郵局”或“收發(fā)室”等專門性機(jī)構(gòu)來(lái)加強(qiáng)管理。"

也許有人會(huì)有疑問(wèn)，收發(fā)快遞，找個(gè)快遞公司不就解決了嗎？但殊不知，快遞公司能解決快遞業(yè)務(wù)問(wèn)題，但卻無(wú)法解決企業(yè)快遞管理上的『隱痛』。

01 企業(yè)在快遞管理上的“痛”

某上市集團(tuán)去年的年度審計(jì)報(bào)告中，有對(duì)企業(yè)快遞進(jìn)行過(guò)專項(xiàng)審計(jì)，該集團(tuán)本部年度快遞費(fèi)用接近400萬(wàn)元，年寄件次數(shù)約20余萬(wàn)次。觸目驚心的是，其中有近10%的快遞，因?qū)嵜磺濉⒓募顚懖灰?guī)范、流程管控漏洞、私人違規(guī)寄件、賬單核對(duì)操作、費(fèi)用錯(cuò)誤分等問(wèn)題，給公司審計(jì)帶來(lái)了不少麻煩。

我和圈內(nèi)行政同行聊起此事也發(fā)現(xiàn)，除了寄快遞的問(wèn)題，收快遞上同樣難題多多，令人頭痛不已。經(jīng)過(guò)深入了解，老胡發(fā)現(xiàn)了一個(gè)核心問(wèn)題，就是當(dāng)前企業(yè)快遞管理中，存在許多需要人工手動(dòng)操作的環(huán)節(jié)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這是導(dǎo)致效率低下、錯(cuò)誤增加的主要原因。

以下場(chǎng)景，看各位同學(xué)是否遇見(jiàn)過(guò)：

? 快遞到了公司，要手動(dòng)登記信息、手動(dòng)發(fā)通知、簽收還得手動(dòng)簽字留底、統(tǒng)計(jì)表要額外手動(dòng)整理。

? 公司寄快遞時(shí)，寄件需要手動(dòng)登記實(shí)名信息，統(tǒng)計(jì)表也要另外整理。

? 賬目核對(duì)時(shí)，快遞公司雖然會(huì)提供賬單，但涉及到部門分賬、費(fèi)用承擔(dān)的問(wèn)題，還得人工手動(dòng)核對(duì)，一旦信息不全，很容易出錯(cuò)。

流程耗時(shí)耗力不說(shuō)，光人工操作帶來(lái)的信息錯(cuò)誤等問(wèn)題，都要每個(gè)行政同事費(fèi)好半天勁去改正。

其實(shí)想解決這個(gè)問(wèn)題，邏輯上也不難，把原本需要手動(dòng)操作的工作，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化替代就可以了，和我們常說(shuō)的“企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型”概念一樣。

02 企業(yè)快遞管理的數(shù)字化思考與解決方案

企業(yè)快遞管理可以從以下幾個(gè)方面解決：

? 企業(yè)的寄件管理，可依托一套系統(tǒng)，對(duì)所有合作的快遞公司統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)包括下單、審核、快遞軌跡跟蹤、賬單結(jié)算自動(dòng)匯總等。

? 企業(yè)的收件管理，一鍵掃碼即自動(dòng)完成信息錄入登記、自動(dòng)發(fā)送通知，同時(shí)還支持取件人自動(dòng)簽收留底。

? 企業(yè)構(gòu)架和賬單管理，實(shí)現(xiàn)多部門、多區(qū)域、多子公司快遞統(tǒng)一管理，自動(dòng)化實(shí)名登記，實(shí)現(xiàn)報(bào)表自動(dòng)匯總生成、自動(dòng)分賬、賬目分?jǐn)偂⑤o助對(duì)賬等。

從技術(shù)上講，實(shí)現(xiàn)其實(shí)并不難，但為什么依然會(huì)讓企業(yè)感覺(jué)到“痛”呢？老胡主要總結(jié)了兩點(diǎn)原因：

? 某些傳統(tǒng)企業(yè)管理軟件雖然有部分功能，但很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，并不能滿足企業(yè)需求。

? 如果企業(yè)自己開(kāi)發(fā)，投入成本過(guò)高，與產(chǎn)出不成正比。

所以老胡以為，專業(yè)的人做專業(yè)的事，金蝶集團(tuán)旗下的快遞100快遞管家企業(yè)版，大家可以試試。如有需求，各位可前往快遞100官網(wǎng)了解。

03 快遞100快遞管家企業(yè)版

快遞100快遞管家企業(yè)版是專門解決企業(yè)快遞管理問(wèn)題的軟件，他們的軟件適合大中小各類企業(yè)的快遞管理需求，小到單一企業(yè)、大到整個(gè)園區(qū)，都有適合的軟件系統(tǒng)。其中華潤(rùn)集團(tuán)、邁瑞醫(yī)療、三一重工、達(dá)實(shí)集團(tuán)、樂(lè)信集團(tuán)等大型企業(yè)也都在使用其相關(guān)軟件系統(tǒng)。

企業(yè)收快遞管理：包裹到公司后，通過(guò)快遞管家企業(yè)版，行政用一部手機(jī)就可完成到件信息登記、通知、簽收，全程無(wú)需手寫操作，保證準(zhǔn)確和效率。

企業(yè)寄快遞管理：在快遞管家企業(yè)版后臺(tái)，可對(duì)多部門、多子公司的寄件訂單信息統(tǒng)一管理，管理員隨時(shí)查看明細(xì)以及物流狀態(tài)，自動(dòng)生成多維度圖表分析，數(shù)據(jù)一目了然。

使用接入簡(jiǎn)單：快遞管家企業(yè)版可無(wú)縫對(duì)接OA平臺(tái)，包括企業(yè)微信、釘釘、飛書、云之家等，員工一鍵下單，隨時(shí)隨地完成快遞寄件、查詢等工作。

此外，系統(tǒng)內(nèi)同時(shí)支持因公、因私寄件，方便企業(yè)統(tǒng)一快遞管理，全面提升員工在辦公場(chǎng)景下的寄件體驗(yàn)，讓寄件更加便捷。如有需求，各位可前往快遞100官網(wǎng)了解。

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