辦活動如同組飯局？六大步驟變身高級活動策劃 | 附腦圖
作者：尹宏業(yè) 首發(fā)：鳥哥筆記
“辦活動”，這個概念可能對于大多數(shù)人來說比較空泛，但是換成“組飯局”來理解，就非常容易，時至今日，誰還沒有組個局請過客？不同的是做活動涉及的工作會比簡單組飯局更加多面和繁雜，如下圖所示:
本文主要針對上圖中的標(biāo)紅色的優(yōu)先級工作分析，按照活動策劃推廣時間順序，進(jìn)行復(fù)盤，給大家呈現(xiàn)活動的重要環(huán)節(jié)。套用“組（ban）飯(huo)局(dong)”的樣式來掰碎了、揉開了好好地講個清楚。拙見如下：
目錄
一、前期確認(rèn)（組什么局，對飯局初步認(rèn)識）
二、文案策劃（準(zhǔn)備什么節(jié)目，吃什么酒菜）
三、招商與推廣（有無金主請客，找誰來吃飯）
四、活動準(zhǔn)備（在哪吃，坐席怎么布置）
五、活動現(xiàn)場（前面準(zhǔn)備節(jié)目酒菜通通拿上來）
六、活動后（吃好喝好，商量下次還搞不）
一、前期確認(rèn)（組什么局，對飯局初步認(rèn)識）
1.活動初衷及主題
這次組局的的初衷是想要做什么呢？
這個問題至少要追問自己三遍，明確想要的是參與人數(shù)、招商總額或是達(dá)成其他的目的，得出確認(rèn)答案就不要再去改動。因為我們之后所有的工作，都是在這個基礎(chǔ)上去行動；然后把初衷與主題確認(rèn)，讓人一目了然，把最吸引人的亮出來。
確認(rèn)活動的主題：順口，易記，四字為佳。
若是仲秋飯局，一家人在一起團(tuán)聚，那么便是“賞月·團(tuán)圓”；若是老友聚會，沒有特定主題，那就不如“喝酒·我請”更為直接；若是某行業(yè)的活動，也是要找到最能勾起用戶參與的癢點，并與活動主題結(jié)合在一起，讓用戶欲罷不能。
2.核算活動成本
準(zhǔn)備出多少錢做活動，這個應(yīng)該最易理解的吧？
要對把這個局做成什么檔次、規(guī)模以及表演節(jié)目等預(yù)設(shè)做好，成本的核算是重中之重，對資金沒有一個清晰的認(rèn)知，便不能厘清活動的收益。
對于成本核算可參考這個比例：
3.制定時間表
在確認(rèn)要舉辦活動的意向時，就可以著手制定時間規(guī)劃表，對之后的各項內(nèi)容進(jìn)行分配，確定相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和任務(wù)deadline，避免職責(zé)不清、分工不明、時間拖沓等不必要工作失誤，工作可以多線同時推進(jìn)，快速完成。
《時間表（部分）》示例
二、文案策劃（準(zhǔn)備什么節(jié)目，吃什么酒菜）
1.環(huán)節(jié)設(shè)定
環(huán)節(jié)設(shè)定，相對應(yīng)的是準(zhǔn)備的節(jié)目和酒菜，請什么樣明星表演節(jié)目，請哪種菜式的大廚主勺，這是吃飯的人最關(guān)注的點，當(dāng)然你可以搞點小驚喜之類助興。
在活動之中，便是要規(guī)劃好呈現(xiàn)形式，權(quán)衡主辦方、嘉賓、參與者、贊助商等方面的權(quán)益，如何讓所有參與者滿意是本環(huán)節(jié)的重點。主要圍繞在：請嘉賓、做演講、頒獎?wù)隆⒃龌印⑾登楦校@五個環(huán)節(jié)上設(shè)計相應(yīng)互動。
這個環(huán)節(jié)的坑一般會發(fā)生在：
(1）拍板人的猶豫不決，對于活動文案毫無意義的修改，以致于活動時間無限拖延。所以，文案寫作者不只是要會寫文案，更要懂得向上管理，如何去勸服上司、達(dá)到快速推進(jìn)的目的。
（2）根據(jù)活動場地制定環(huán)節(jié)安排，比如是有無分會場的存在，數(shù)量有為多少等。前期策劃時可以暫以某個理想場地作為參考設(shè)計環(huán)節(jié)。
2.大會賣點
既然提到“賣點”，那自然就是要從外部獲取利益的，主要針對兩個方向：錢和人。
錢誰會來出呢？自然是贊助商。那么如何打動金主爸爸呢？自然是活動能給予他們好處，對自身的品宣或者銷售能帶來極大的幫助，所以要把本次活動能給的權(quán)益明明白的列舉出來，讓人一目了然，促進(jìn)銷售成單。
（活動現(xiàn)場照片）
在“賣點”還可以做一些活動，比如把產(chǎn)品分級：鉆石、黃金、白銀，不同層次的服務(wù)可以收取不同的費(fèi)用，這樣可以滿足市場是不同的客戶需求。
人從哪里來？參會人員的職位或行業(yè)或需求等不盡相同，那么又能如何吸引他們來參會呢？一般從這幾點做文章：直面行業(yè)大牛、知識學(xué)習(xí)、現(xiàn)場社交、參會禮物。
（活動現(xiàn)場照片）
根據(jù)用戶不同的癢點去宣傳活動，吸引到更多的用戶參與其中。例如：職場焦慮，那就用活動的知識學(xué)習(xí)來吸引用戶，明確指出活動能給用戶帶來提升的可能性，以及其他的成長機(jī)會，每次的宣傳點需明確一個，若分散則目標(biāo)不清。
三、招商與推廣（有無金主請客，找誰來吃飯）
1.銷售和招生
因為這兩點在上面有提到，所以我合并在一起講，根據(jù)確認(rèn)的文案內(nèi)容去找各自的目標(biāo)全體。
關(guān)于招商贊助，文案是基礎(chǔ)，更多的要靠銷售人員去轉(zhuǎn)化成銷售話術(shù)，與潛在贊助商溝通。贊助商信息的獲取可在同類其他活動上尋找，也可搜索其他的潛在客戶。關(guān)于招生，可以使用自身宣傳渠道，也可合作其他渠道招生；活動宣傳的引爆點和節(jié)奏，相信身經(jīng)百戰(zhàn)的各位會玩出不同的花樣。
2.邀請人員
這里的邀請，主要是指活動里的嘉賓、重量級的人物。每次活動邀請嘉賓都是一個頭疼的事，嘉賓的邀請難，而且變數(shù)還大。
有一次活動要在10號舉行，7號都還沒有確認(rèn)嘉賓，甚至臨時換嘉賓的情況都有存在；還有一次在上海舉辦活動，嘉賓從北京來，遇上特殊天氣飛機(jī)無法起飛，只能臨時改了高鐵。所幸，這些嘉賓很容易溝通和配合。
那我們?nèi)绾稳パ埖竭@些嘉賓？這里面有很多的門道，以小撬大，調(diào)動身邊資源的同時，一般要注意一些細(xì)節(jié)，比如不能跳太多級別邀請，一個A村長可以邀請B鎮(zhèn)長到他的活動，但如果讓A村長邀請C區(qū)長就比較艱難，不過可以讓B鎮(zhèn)長幫忙邀請C區(qū)長就會容易一些，同理邀請嘉賓的時候也可以運(yùn)用。
如果能確認(rèn)一兩個超重量級的嘉賓，便可以用此嘉賓去撬動其他嘉賓，吸引同類嘉賓的參與。如果能先邀請到A區(qū)長參與活動，那么再去邀請B區(qū)長時，就可以告訴他A區(qū)長同意前來，那么打動B區(qū)長同意的可能性會更高，換做去邀請C鎮(zhèn)長，那么會更容易。
另外對嘉賓的邀請，可以參考下表：
四、活動準(zhǔn)備（在哪吃，坐席怎么布置）
1.場地篩選與搭建
選擇一個什么場所吃飯，是最能直面展示活動的檔次。在選擇時要現(xiàn)場勘查場地大小、環(huán)境優(yōu)良、地理位置等因素，確保場地的達(dá)標(biāo)。另外，同時進(jìn)行對活動搭建供應(yīng)商的選擇，可以通過多家比價、好評推薦等方式選擇最優(yōu)搭建供應(yīng)商，控制成本的同時，保證活動的質(zhì)量。
(場地參考效果圖）
選定場地后，主辦方、場地方與搭建供應(yīng)商至少要做一次三方會談，一起重新勘查場地，查看細(xì)節(jié)，可讓搭建供應(yīng)商出現(xiàn)場布置方案，是否可以新增游戲環(huán)節(jié)等，確保方案的可實施性。
2.物料采買
由之前確認(rèn)的相關(guān)工作負(fù)責(zé)人給出物料清單和物料采購意向，確保物料在活動開始前5天準(zhǔn)備完成，不會因誤差等原因造成不能使用的結(jié)果。永遠(yuǎn)的Plan B、永遠(yuǎn)擁有備案，以防意外情況的發(fā)生。
《活動物料采購比價表》示例
五、活動現(xiàn)場（前面準(zhǔn)備節(jié)目酒菜通通拿上來）
1.人員分工時間安排表
確認(rèn)表演節(jié)目、上菜的順序與對應(yīng)人員，保證這是一場順暢的活動，給諸位參與者賓至如歸的感覺。
這樣的好處就是各司其職，每個項目都有負(fù)責(zé)人，也有流動支持的，既能有序不亂，又可以責(zé)任到人。即便是出了事故，事后追責(zé)也可以甩鍋，這是當(dāng)然是玩笑話。
2.彩排與現(xiàn)場
正式開場前要留出足夠時間，至少做一遍流程的彩排，看現(xiàn)場相關(guān)人員的工作安排，檢查大屏、PPT、燈光等細(xì)節(jié)，盡善盡美。
現(xiàn)場發(fā)揮只要按照事先安排去做就好，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，遇到突發(fā)事件快速反應(yīng)，并予以解決。現(xiàn)場要注意用戶的情緒，隨時安撫，保證活動的滿意度。
本環(huán)節(jié)的容易出錯的地方在于：現(xiàn)場人多擁擠、各模塊的人員聯(lián)系不暢，對于突然情況的處理容易出現(xiàn)不當(dāng)，所以要事先安排好，防患于未然。
六、活動后（吃好喝好，商量下次還搞不）
1.收官感謝
對參與用戶、嘉賓的酬謝等，維持與用戶的情感，一回生二回熟，下次邀請更容易被接受。
注意活動二次宣傳，充分利用好活動的影響力，并考慮怎么去擴(kuò)大。我們的活動一般都是系列性、有承接的，不會是一次單獨的活動，所以要為未來的規(guī)劃做好鋪墊，這樣下屆活動的運(yùn)作更容易開展。
2.復(fù)盤
可以從兩個方面展開，一是客觀工作方面，就如你看到的本文內(nèi)容；二是主觀感受方面，談個人在活動中的感悟。
最后補(bǔ)充兩點：
1.一切準(zhǔn)備工作都要做到活動開始之前，循序漸進(jìn)，穩(wěn)而不亂，各管其能，各司所職。先做方案，再去行，結(jié)果自然有。
2.隨時準(zhǔn)備Plan B，面對突發(fā)意外才不會手忙腳亂。
后記：
本文主要針對活動整體中的關(guān)鍵點分析，盡可能的減少活動在落地過程中因準(zhǔn)備不足在事故多發(fā)處翻車的幾率。活動的成功標(biāo)準(zhǔn)不只是在于順利完成，更要注意活動的結(jié)果，看是否完成既定目標(biāo)，達(dá)到最初策劃的要求。
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