干貨 | 史上最全的公關(guān)活動(dòng)執(zhí)行指南（下）
做活動(dòng)的應(yīng)該都清楚，企業(yè)辦一場公關(guān)活動(dòng)往往需要大量的財(cái)力、物力、人力的輸出，經(jīng)常在舉辦公關(guān)活動(dòng)期間會(huì)遇到很多意識(shí)不到的問題，例如：怕流程出錯(cuò)、現(xiàn)場出現(xiàn)讓領(lǐng)導(dǎo)不滿意的地方、預(yù)算不夠、活動(dòng)效果不好、甚至在活動(dòng)現(xiàn)場出現(xiàn)讓自己措手不及的事件發(fā)生，那該如果避免這些問題呢，活動(dòng)管家來告訴你，繼上篇（史上最全的公關(guān)活動(dòng)操作指南（上），值得收藏）之后，今天小編給大家分享公關(guān)活動(dòng)中的執(zhí)行流程和需要注意到的一些細(xì)節(jié)。
一般公關(guān)活動(dòng)執(zhí)行流程分為以下幾個(gè)大步驟；
一、場地布置
二、活動(dòng)彩排
三、活動(dòng)管理
四、費(fèi)用清單
五、活動(dòng)總結(jié)
1、場地布置
俗話說得好“萬事開頭”， 公關(guān)活動(dòng)難就難在選場地和場地布置上面，那么該如何學(xué)會(huì)和場地方溝通呢，首先要做好場地前期的考察和確認(rèn)工作；
1）確定公關(guān)活動(dòng)的布置時(shí)間；
2）確定進(jìn)場路線、例如，停車區(qū)域，卸貨區(qū)域、是否有貨梯，能通過物料的體積大?。?/p>
3）確定活動(dòng)用電量、開關(guān)閘的位置；
4）確定客梯、樓梯、安全出口的位置；
5）確定特邀嘉賓的座位席以及休息室；
6）確定嘉賓簽到臺(tái)、展示區(qū)的位置；
7）確定座椅數(shù)量、擺放方式和座椅的樣式；
8）確定嘉賓走動(dòng)區(qū)域、茶歇位置等；
9）確定現(xiàn)場是否有網(wǎng)絡(luò)以及覆蓋情況；
10）確定現(xiàn)場燈光位置；
11）確定空調(diào)溫度、講臺(tái)位置和高度；
12）確定停車場位置和數(shù)量；
13）確定活動(dòng)現(xiàn)場的總面積以及各區(qū)域面積；
其次就是活動(dòng)中所需的物料制作上的最終核對，如果提前檢查出來問題也好抓緊時(shí)間進(jìn)行更換；
1）仔細(xì)核對物料制作的數(shù)量、顏色、畫面是否正確、LOGO、日期以及時(shí)間；
2）查看噴繪制作的質(zhì)量，及時(shí)補(bǔ)救，如需要重新噴繪、調(diào)整顏色和加工制作等；
3）核查現(xiàn)場使用的材料是否真實(shí)；
4）工程預(yù)期是否按預(yù)期施工；
5）施工人員是否全部到位，對接施工負(fù)責(zé)人；
6）高規(guī)格的場地方可能需要施工人員的身份證和照片方可進(jìn)場；
7）制作施工物料清單進(jìn)度表，是否按期完成并確認(rèn)返工的時(shí)間差；
8）現(xiàn)場可以多準(zhǔn)備一點(diǎn)各種顏色的雙面膠或透明膠之類的，一些輔助小工具盡量多帶；
接下來就是現(xiàn)場搭建并負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)現(xiàn)場的施工項(xiàng)目完成情況；
1）運(yùn)輸現(xiàn)場物料的通道入口以及貨梯的位置；
2）定好舞臺(tái)、主背景板位置，測量前后的間距；
3）簽到背景板、展示區(qū)的位置并確認(rèn)如何擺放；
4）活動(dòng)指示牌、活動(dòng)展架以及橫幅的位置；
5）控制臺(tái)、燈架以及音響及視頻設(shè)備的位置；
6）現(xiàn)場施工人員應(yīng)注意的安全事項(xiàng)以及活動(dòng)中不得隨意串崗或離崗；
到這里基本上場地搭建施工搭建工作基本完成了，但是你以為這就夠了嗎？你還需要充當(dāng)“檢查官”的角色，檢查容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，例如：
1）音響設(shè)備搭建好之后及時(shí)挑選背景音樂；
2）接收主辦方提供的客戶資料，如：禮品袋、資料等等；
3）將活動(dòng)中所需的資料存放在某一個(gè)地方進(jìn)行統(tǒng)一管理分配；
4）檢查活動(dòng)當(dāng)中所需的道具；
5）所有物料的畫面、擺放位置是否正確；
6）嘉賓進(jìn)會(huì)場路線上是否有雜物或者地毯有瑕疵的地方；
7）檢查出問題應(yīng)及時(shí)糾正；
2、活動(dòng)彩排
1）首先確認(rèn)所有的彩排人員是否全部到位；
2）確認(rèn)舞美燈光、音響設(shè)備是否調(diào)試到位；
3）確認(rèn)禮儀、演藝人員、攝影攝像、主持人到達(dá)時(shí)間，活動(dòng)前需要進(jìn)行面對面溝通；
4）確定VIP嘉賓名單無誤；如有改動(dòng)及時(shí)和主持人溝通到位；
5）確認(rèn)演講臺(tái)上的桌花和擺放是否到位；
6）最后檢查一下會(huì)場地面是否保持清潔；
活動(dòng)彩排流程完成之后可以放松下，或者找個(gè)沒人的地方稍微睡一會(huì)，接下來就是坐等活動(dòng)開始啦！
3、活動(dòng)管理
會(huì)前
1）安排禮儀、工作人員負(fù)責(zé)嘉賓簽到環(huán)節(jié)；
2）安排專門人員接待VIP嘉賓，（具體可以和客戶溝通）；
3）安排禮儀給VIP嘉賓佩戴胸花；
4）安排禮儀人員引導(dǎo)嘉賓入場就座；
會(huì)中
1）安排工作人員為嘉賓開門關(guān)門；
2）活動(dòng)開始前，和所有工作人員提前五分鐘進(jìn)行確認(rèn)；
3）燈光show走起、音樂走起，主持人上場；
4）會(huì)中各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)安排各工作人員把控，啟動(dòng)儀式需要禮儀協(xié)助；
5）安排攝影攝像人員在會(huì)場四周隨時(shí)拍照或攝影；
會(huì)后
1）VIP嘉賓離場時(shí)，安排專門按電梯或者有專車接送；
2）嘉賓全部離開場地之后，就開始撤展，并囑咐施工人員注意安全；
3）與場地方進(jìn)行場地費(fèi)用結(jié)算，以及其他產(chǎn)生的費(fèi)用；
4）提醒客戶余下的資料是否要打包帶走；
5）最后帶回自家的物資，并檢查是否有遺留之物；
4、費(fèi)用清單
每場公關(guān)活動(dòng)結(jié)束后都需要有一份詳細(xì)的費(fèi)用清單，一般會(huì)后的費(fèi)用清單包括以下三種；
1）活動(dòng)尾款催收；
2）演藝人員費(fèi)用；
3）物料制作費(fèi)用；
為了做到活動(dòng)成本的精準(zhǔn)度，盡可能地把所有的成本都計(jì)算在內(nèi)。在這個(gè)過程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多意外產(chǎn)生的費(fèi)用都要納入到成本中，要注意不斷更新成本表，根據(jù)變化增減相關(guān)項(xiàng)目產(chǎn)出的費(fèi)用。
5、活動(dòng)總結(jié)
活動(dòng)公司學(xué)會(huì)做會(huì)后總結(jié)很關(guān)鍵，并不是活動(dòng)做完了就不管不問，而且需要收集一些活動(dòng)后的客戶反饋數(shù)據(jù)，為下次活動(dòng)積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)，同樣的錯(cuò)誤決不能出現(xiàn)在下次活動(dòng)身上。
1）收集活動(dòng)的拍攝照片和視頻；
2）提交客戶滿意度調(diào)查表，并抄送給上級領(lǐng)導(dǎo)；
3）媒體新聞通稿的收集。整理歸檔發(fā)給客戶；
4）結(jié)算活動(dòng)尾款費(fèi)用；
5）針對此次活動(dòng)進(jìn)行活動(dòng)總結(jié)；
根據(jù)墨菲定律“任何事都沒有表面看起來那么簡單，會(huì)出錯(cuò)的事總會(huì)出錯(cuò)，如果你擔(dān)心某種情況發(fā)生，那么它就更有可能發(fā)生”,基于這點(diǎn)用于在公關(guān)活動(dòng)當(dāng)中是最好的活動(dòng)執(zhí)行警鐘。
以上就是關(guān)于公關(guān)活動(dòng)中執(zhí)行層面的步驟和注意細(xì)節(jié)。希望對大家有所幫助。
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