新媒體遠程辦公操作指南
今天，你遠程辦公了嗎？
據我們了解，不少公司今天已經開工，流量太大，一度導致釘釘、企業微信和Zoom崩潰；不少人也表示，在家辦公爽是爽，效率是真的低，房間里的每個物件都是誘惑——是我的床，它不放過我！
那么，新媒體同行們都是如何遠程辦公的？需要用到哪些軟件？我們采訪了一些同行，并整理了多個溝通、協同工具，希望對你有用。 如果你還沒開工，那……我真的很羨慕你！
新媒體公司的遠程辦公tips：
語音優先、結果導向
遠程辦公的優點在于，行為有據可查，責任明確，而且時間自由，但缺點也在于，時間太自由。
不少同行提到，因為無法面對面，也沒有辦公的環境，容易導致效率地下。總體來說，圖文類新媒體還是比視頻類新媒體受到的影響小，直播帶貨行業更多受物流影響。
以下是一些新媒體同行的經驗。
1、能語音絕對不文字
「丁香醫生」和「星球研究所」都有相關人士表示：能電話絕不微信，換句話說，能語音絕不文字。微信文字溝通，一來一回很容易導致效率低下，甚至信息傳達錯誤。
震驚文化也表示：一切從簡，怎么高效怎么來。
2、多儲備幾個協同軟件，
必要時直接語音通話
面對釘釘和企業微信均崩潰的時候怎么辦？ 有的團隊果斷發起微信語音通話；新榜的成都團隊今天早上用YY語音進行了80人的全員會，“親測好用，穩定；支持網頁、PC、App；管理員權限明確……”。
唯一壞處是，可能會想起打游戲的過往！
3、視頻Say hi
新世相的同行認為，人與人之間依然需要面對面，看到彼此的眼神，才能實現更充分的交流，所以“我們有時會采取視頻會議，或者早上花5分鐘開個視頻會議給彼此打個招呼，督促大家起床洗臉洗頭，幫助大家更好的進入工作狀態”。
聯豐影視傳媒也表示，盡量視頻會議，而不是語音。參會者可以更集中精力討論問題。
4、視頻團隊怎么工作？
存貨、提前策劃、KOL自己拍
驚魚文化告訴我們，過年前他們已經拍攝了部分素材以備不時之需，所以視頻團隊現在可以繼續剪輯存貨，大致可堅持到2月底。此外，他們的視頻團隊已經提前開始進行視頻策劃和腳本撰寫，等到疫情解除后直接開工。 「歪果仁研究協會」表示，因為KOL自身具有拍攝能力，所以目前以他們自己拍攝為主，等疫情過去再重新啟動團隊拍攝模式。
5、制定線上辦公流程，
規劃時間
驚魚文化方面還提到，雖然公司一直以來都以線上業務為主，但因為需要進行頭腦風暴等團隊工作，管理者較難統一和協調各方面的想法。大體上來說，遠程辦公需要制定明確的線上辦公流程：早晨打卡-每日工作計劃-各部門協調會議-正常午休和下午辦公-下班前發日報。
AbleSlide團隊則表示，最好借助工具（比如Tower、Trello等），將項目目標拆解成每天一個個任務，線上任務責任到人；規劃好團隊的時間，以及團隊成員個人規劃好休息時間和工作時間。
6、強調質量管理、結果導向
2015年成立團隊至今一直采用遠程辦公的「英國那些事兒」表示，通常他們的選題會直接通過微信群開。他們的經驗在于，雖然不用考勤，但是要強調考核結果，比如文章量/達到發布要求的文章量，保證工作正常進行。 麥客網絡則認為，因為新媒體行業長期會有遠程協作，對遠程辦公適應力協同力應優于其他傳統行業。
所以，遠程辦公可遵循PDCA原則（計劃plan-實施do-檢查check-行動action），保持目標任務拆解，日事日畢，做好溝通復盤，結果導向。
7、搜一搜“節后再說”
第一件事，搜索一下微信聊天記錄里的“節后再說”
——來自驚魚文化的新媒體同行。
開工軟件
為了方便大家實操，我們將目前比較常用的遠程辦公工具分為四類，通訊工具、協同文檔和共享云盤，針對他們的特色進行了盤點羅列，方便大家打包帶走。
通訊、會議工具：
釘釘、企業微信、飛書、Zoom、QQ、YY、Skype、Slack協同文檔：
石墨文檔、騰訊文檔、金山文檔、幕布、135編輯器項目管理：
Teambition、Trello共享云盤：
騰訊微云、釘盤、百度云、微盤
一、通訊工具
總得來說，這些通訊工具均支持視頻會議/遠程演示、云盤、日程管理、在線文檔等，釘釘和企業微信都支持訊直播，方便實時互動、保存錄像。
各工具的區別在于通話群組大小、流暢度等，各公司可根據團隊規模大小和使用場景進行選擇。
1、釘釘
特點：102人會議（免費版，企業版支持302人）、遠程演示、云盤、日程管理、在線文檔
收費情況：免費
軟件類型：桌面版、App
會議/遠程演示
釘釘免費版支持102人會議會議，可共享屏幕、禁言參會者，會上也可以錄制屏幕供會后查看。
遠程協作
通過釘釘群可以實現任務分配和項目管理，需要在線編輯時可以采用釘釘文檔。
2、企業微信
特點：打通騰訊產品、云存儲、萬人群、群直播、300人音視頻會議（疫情期間）
收費情況：免費
軟件類型：桌面版、App 企業微信打通了QQ、微信等騰訊旗下產品，用戶可以一鍵登錄，提供了萬人大群和300人音視頻會議等功能，能通過微盤進行網絡云存儲。
300人會議
工作臺界面進行會議預約和發起開會，疫情期間免費開放300人的音視頻會議。
日程管理和待辦事項
在日程管理頁面可添加個人和團隊日程，并邀請團隊成員加入；待辦事項也可加入參與者，進行統一的任務管理。
3、飛書
特點：商業版辦公套件、遠程會議、日程管理、云存儲
收費：限免至5月
軟件類型：桌面版、App 飛書是字節跳動公司推出的企業溝通和協作平臺，1月28日期開放使用，限免至5月1日。除了聊天和日程管理以外，也提供在線文檔和云存儲功能。如果是團隊使用，可到飛書官網創建團隊，并邀請成員加入。
共享文檔頁面
視頻會議和共享屏幕
用戶可以在飛書發起音視頻會議，視頻會議支持25人同時在線。
視頻會議中，任意參會人都可以點擊“共享”按鈕共享自己的桌面或應用窗口，在頭腦風暴和多人討論的場景中比較實用。同時，主持人可以一鍵全員靜音，指派新主持人等。
線上辦公室
2月2日，飛書新推出的線上辦公室默認提供語音溝通，每個辦公室支持最多50人同時在線。
4、Zoom
特點：100名參會者（付費版最高可支持500人）、屏幕分享、音頻轉文字
收費情況：免費
軟件類型：桌面版、App Zoom是一款專注視訊會議的軟件，2019年4月剛剛完成上市，據調查，這是中小企業（員工少于500人）更偏好的會議軟件。
最大特點在于高清、流暢、在線協同、屏幕共享，免費版的群組視頻會議時長為40分鐘。疫情期間，在線視頻會議服務免費并且不限時長。
5、QQ
特點：16人群視頻通話、文檔/白板演示、資料傳輸/存儲
收費情況：免費
軟件類型：桌面版、App版 相對微信群，QQ上有更多的文件管理功能，所以是很多班級群的首選，簽到、群接龍、投票、作業等都是比較常用的功能。適合小團隊在視頻會議/遠程演示和信息收集的場景下使用。
16人視頻會議/遠程演示
QQ群里可以發起16人視頻通話，支持全員靜音或單獨靜音個別成員，如需演示，可以共享屏幕、窗口和白板。
6、其它
YY語音，斗魚等游戲常用語音軟件，比如新榜的團隊。最大的特點是免費且穩定，作為非辦公軟件，也可以避免了流量太大導致的崩潰，還能重溫曾經的青蔥歲月……
二、協同文檔
針對近期疫情，不同協同文檔軟件也對遠程辦公進行了升級，包括協作人數上調、會員功能限免等，用戶可以根據團隊需要選取。
1、石墨文檔
特點：協作人數無上限、上線新辦公模板
收費情況：個人版免費，疫情期間個人版升級遠程辦公版、企業高級版免費
軟件類型：網頁版、桌面版、App、微信小程序
在線協作
這是新榜編輯部最常用的功能，作者寫稿，編輯和合作方可以在線查看和提出修改意見。可新建文檔、表格、PPT，疫情期間，思維導圖、表單和白板也面向個人版開放。
其中，白板功能可用于直接分享至群成員，適合在頭腦風暴場景下使用。（提示，該功能僅支持網頁版，如果使用觸控筆比如Apple pencil，可以通過Safari等瀏覽器打開）
辦公模板
針對不同辦公場景，石墨推出了8款辦公模板，如需進行任務管理，可以添加項目看板和人物管理模板等，可以將人物分配至個人，標注開始和完成時間、自動填寫任務狀態。
除此外，辦公模板中還有財務模板、周計劃總結模板、OKR模板、待辦清單、會議紀要和四象限任務模板。
注：遠程辦公版可在https://shimo.im/pricing/personal頁面領取。
2、騰訊文檔
特點：打通騰訊系產品、遠程展示、智能翻譯、200人文檔協作
收費情況：疫情期間會員免費使用1個月（需在「騰訊文檔」公眾號回復“申請會員”使用，次日開通）
軟件類型：網頁版、App、微信及QQ小程序
針對疫情期間的返工人員信息統計，騰訊文檔上線了多個疫情統計模板，將單個收集表填寫人數提升至7000條。（如需使用高級功能，可在「騰訊文檔」后臺回復“申請會員”填寫信息，會員權限將于次日開通，免費時長為1個月。）
協同編輯
如果需要多人進行審稿和修改，騰訊文檔的word、ppt和excel都支持200人協同編輯。在稿件審核、信息統計和項目進度管理場景下比較實用。
遠程演示
如果需要向同事展示PPT，可點擊遠程展示，使用激光筆（無法進行標注）和語音配合講解（在線文檔和在線PPT均支持遠程演示和語音通話）。
3、金山文檔
特點：遠程開會、在線演示、365人文檔協作
收費情況：免費
軟件類型：網頁版、桌面版、App、微信小程序 金山WPS辦公套件主要有五大功能，包括多人異地開會、待辦事項安排、團隊文件管理、協同編輯、多人信息管理等。（如需開啟團隊協作辦公，可在主頁面進行申請）
異地開會/遠程演示
異地開會需要用到文檔、PPT和表格等內容展示時，可以點擊新文檔上方的【展示】按鈕進入開會展示頁面，【邀請成員】即可加入。主持人可同步展示頁面，實時標注，進行語音講解。
協作編輯
目前金山文檔官方開放365人同時協作編輯的在線文檔/表格/幻燈片，上線了多個免費常用模板，比如工作計劃表、圖表數據、財務報表、各類PPT模板等。
4、其它
大綱筆記軟件幕布今天宣布高級版3個月免費，除了原有的協作和功能外，支持無限空間、數量，內容高級樣式和思維導圖高級風格。
對于圖文團隊來說，因為需要在公眾號進行樣式排版，石墨、騰訊文檔都可能在粘貼時出現格式錯誤，所以有的團隊也會使用135編輯器直接進行協作。
三、項目管理
雖然使用Excel表等辦公軟件也能實現項目進度管理，但專業軟件可以更好地幫助團隊管理者進行任務管理，比如阿里旗下的Teambition，以及Trello等。
Teambition
特點：任務可視化、流程共享
收費情況：限免至5月
軟件類型：桌面版、App、微信小程序
長線的項目，用統一的項目管理工具對任務進行分解和可視化，有助于提高管理效率，讓所有參與者對任務詳情一目了然。
附一個「半佛仙人」對Teambition的介紹，類似Teambition這樣的工具，最大的作用就是能夠把工作細分成模塊，并把每一個模塊之間的關系連起來。除此外，進度的可視化能幫助團隊成員和管理者適當條恒工作節奏。
圖片來源：半佛仙人
類似的工具還有Trello，也可以通過任務看板將任務模塊化和可視化，將任務指派到個人，實現高效管理。
圖片來源：Trello官方網站
四、文件共享
新媒體同行不免會遇到共享素材如長圖、視頻的情況，微信有大小限制、QQ也不方便管理，使用云盤軟件可以提高溝通效率。
常見的共享軟件包括百度云、微盤等，如果使用的是釘釘、企業微信等，可以使用釘盤、微云等。
最后，遠程辦公最重要的是，營造工作的儀式感，比如，不要在休息區域辦公。這大概也是新世相采用視頻say hi的原因，洗臉洗頭可以幫你更好地進入工作狀態。
ps. 大家用的都什么遠程辦公工具呢？歡迎留言討論，分享你的經驗。
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