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超強總結:活動策劃完全手冊

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舉報 2019-05-28

當我剛剛進入活動策劃這一行業的時候,因為沒有這一份手冊,常常滿腦疑惑:我下一步該做什么,我是不是漏了哪一步……

明明要做的事情還有很多,你卻不知道從哪里下手!

現在,福利來了,不要998!不要98!只要你的一個點贊收藏與轉發,你就可以擁有一份從乙方角度總結的保姆級活動策劃參考手冊啦!

下面,就開始正文吧——

活動策劃一般分為活動策劃期、活動推進期、活動執行期、活動總結期。

一、活動策劃期

俗話說得好:“知己知彼,方能百戰不殆?!辈邉澮粓龌顒?,首先需要對活動背景有著充分的了解。

?One

策劃活動,首先需要了解活動的目的、類別、成本預算、主題方向這些基礎活動信息,命題作文最重要的就是給到一定的限定信息,才不會導致思維漫無邊界地發散。

同時你還需要了解活動主辦方的企業背景、品牌特性、企業類型、風格喜好等相關信息。在此基礎上,也可以分析出客戶對于活動的哪個部分最為重視。

前期的背景信息了解,是為了讓創意更有針對性,能夠有效直達。這也完美地詮釋了“創意就是帶著鐐銬跳舞”這句話。

此外,對于活動競品的信息,也要有著十足的了解,掌握競品同期在進行的推廣活動信息。如何與競品活動區隔開來,讓人耳目一新,也是策劃方案中需要考慮到的事情。

?Two

獲取相關資料,形成項目brief之后,參與人員需要各自分工尋找相關素材案例等創意支撐,然后共同“頭腦風暴”,提煉核心點,制定策略,形成初步方案框架。活動中的創意點都需要考慮到它的可執行性,確保到方案落地的還原度。

那在方案撰寫上,需要圍繞邏輯線路進行呈現,核心是策略體現。一般一個活動策劃方案的框架基本要有:

1、活動需求,即活動時間、地點、目的等客戶需求;

2、活動主題,如果活動主題由乙方來定的話,還要針對主題進行解讀推導,說出選取主題的思路。

3、活動創意,活動最大的亮點,即獨特點講述。

4、活動流程,在活動環節中,需要考慮到天氣、場地、人流量等對活動流程與時間的限制。

5、活動內容,這一部分最考驗具體創意和落地執行可實施性的結合,也是一份策劃方案的主體部分。

6、資源需求

7、預算

這是一份活動策劃方案必須要有的內容,但這只是通用公式,只能給及格分。想要得高分,想要讓客戶拍案叫絕,就要適應不同的方案更有針對性地調整。

?Three

寫完方案就完了嗎?

并不是!

時刻記住,你是乙方,你還要提案。提案的好壞也直接影響著最終結果。

因此,在提案之前,你還要和客戶確認客戶方參會人數和級別、會場是否提供投影設備、是否有其他特殊要求等。尤其是投影設備還要考慮到設備兼容問題,最好準備一個投影轉換器以備不時之需。

時間充足的話,內部可以先預演一次提案。

二、活動推進期

如果你都看到這了,那就恭喜你,項目百提百中!

在活動推進期,需要嚴謹按照時間推進表進行每一步工作安排。完善、嚴格的操作流程是項目成功的基礎。

這一階段的核心工作模塊是——

?時間與人員保障:這是首先要完成的事情,確定了時間進度安排以及人員分工,才能各司其職、有條不紊地把工作進行下去。同時這也是需要多張表搞定的事情,整體項目進度表、內部人員分工表、場地設施檢查表、物料清單等都要完整細致而詳盡寫出來。

?場地排查:場地周邊交通狀況、住宿狀況、停車場、運貨通道、道路指引,場地內尺寸層高面積、平面圖、報批程序

?方案/設計:你以為提案成功就結束了嗎?并沒有,在后期還要和客戶前后多次溝通,根據需求與實際情況對方案以及設計進行修改。同時在策劃案基礎上還需要進一步細化,整理出一份執行案,執行案則是要考慮到包括服化道、具體點位人員、應急預案等更多是執行層面的東西。

?供應商管理:這個采購行業應該是很清楚的了,供應商的優劣直接影響了活動現場的整體效果,甚至具有決定性作用。

三、活動執行期

現在人們習慣講“流量變現”,與之對應的,活動也需要“理論變現”,不過這個現,首先是“現實”的現。

策劃方案和飛機稿的差別,就在于最后是否落地實施。而執行期,也是一場活動的重頭戲。

執行期的流程如下:

圖片.png

?進場搭建一定要提前做好安全措施!注意人員安全!安全?。?!

?AV設備進場需要事先溝通,確認電源電壓等,同時也要考慮現場整體視覺效果;

?彩排是必不可少的環節了,“將軍不打無準備的仗”,一般活動彩排最少要保證3次:技術彩排、環節彩排、正式聯排。

?所有的演職人員都需要按照執行手冊要求,提前進行相關培訓,并根據現場狀況及時溝通改進。

?活動現場,也就是活動正式執行期,現場人員各司其職,按流程辦事,并且隨時保持溝通聯系,導演則根據現場具體情況靈活應變,隨機調整。如果是多天的活動,則需要提前一天與客戶再次確認好第二天的流程及環節,并且當天需要對物料進行清點管理。

四、活動總結期

活動后期是整個項目的收尾及總結時期,也是客戶服務的關鍵時期。這一階段,需要和客戶在財務上清算交接,要提交活動相總結和所需資料。這些都關系著客戶對于項目及服務的審核評估,直接影響著是否能達成長期合作關系。

而在公司內部,也需要進行內部活動總結與復盤,以及相關資料存檔。只有項目復盤過后,把更多的過程經歷內化為理論經驗,活動才算是真正結束了。

一般走完全部的活動流程,周期都不會太短,一個月到幾個月甚至更久,而在長期的進展過程中,僅憑經驗記憶想要做到毫無遺漏是完全不可能的。建立系統的流程體系,也是為了能夠更高效地推動工作穩定快速進行下去,同時也能夠幫助個人快速建立成長型系統思維模式。


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