一場(chǎng)缺乏管理的會(huì)議可以浪費(fèi)時(shí)間、體力與金錢，同時(shí)毫無(wú)生產(chǎn)力。但這是可以避免的。不管是您主持會(huì)議與否，您都可以照以下的建議這么作，同時(shí)建議您的團(tuán)隊(duì)，讓團(tuán)隊(duì)合作更加順利。
原文: lifehacker
來(lái)源: inside
會(huì)前
每場(chǎng)會(huì)議都會(huì)有 3W──When（何時(shí)）、who（對(duì)象）與 why（為什么）。開(kāi)一場(chǎng)有效率的會(huì)議，需要先弄清楚這 3W。
Why
為什么要開(kāi)會(huì)呢？把此問(wèn)題弄清楚才不會(huì)發(fā)現(xiàn)會(huì)議最后什么都沒(méi)達(dá)成。許多評(píng)論家也指出會(huì)議最初要先制定好議程。
Crew創(chuàng)辦人Mikael Cho指出會(huì)議場(chǎng)合不應(yīng)該是人們腦力激蕩的地方，應(yīng)該要求與會(huì)者事先思考，并帶著清楚的討論清單到來(lái)。同樣地，籌備會(huì)議者應(yīng)該至少三天前寄送指定閱讀的檔給所有人，此外，檔盡量精簡(jiǎn)確保所有人都能讀完。
Who
會(huì)議很常發(fā)生一種狀況：討論的項(xiàng)目完全與某個(gè)人無(wú)關(guān)，仍要求他參與開(kāi)會(huì)，只因?yàn)樽屗型实玫降男畔⒁恢隆＿@很浪費(fèi)時(shí)間，其實(shí)只要郵寄會(huì)議紀(jì)錄給他們就可以解決。
Qwest運(yùn)營(yíng)長(zhǎng)Teresa Taylor在會(huì)議開(kāi)始時(shí)詢問(wèn)所有人三個(gè)問(wèn)題（最好在發(fā)送會(huì)議通知時(shí)詢問(wèn)）：
- 大家知道我們現(xiàn)在為什么出現(xiàn)在這里嗎？
- 我們是要決定什么事嗎？
- 您是否有問(wèn)題要在會(huì)議尾聲時(shí)問(wèn)我？
若您是籌辦會(huì)議的負(fù)責(zé)人，您也要有心理準(zhǔn)備回答這些問(wèn)題，您的回答會(huì)反映出到底他們是否應(yīng)該出席會(huì)議。撇除要使大家信息一致的開(kāi)會(huì)理由。
When
擁有開(kāi)會(huì)的目的和對(duì)象之后，很重要的是找出一個(gè)大家都可以開(kāi)會(huì)的時(shí)間。和眾多的人一同合作是困難的，但不是不可能。 會(huì)議規(guī)劃服務(wù) When Is Good 分析從 34000 項(xiàng)事件而來(lái)的 100000 個(gè)響應(yīng)后發(fā)現(xiàn)，星期二下午三點(diǎn)是大多數(shù)人最有空開(kāi)會(huì)的時(shí)間。當(dāng)然，您可以使用任何會(huì)議規(guī)畫(huà)軟件例如 TimeToMeet 來(lái)找出團(tuán)隊(duì)最普遍有空的時(shí)間。
除了會(huì)議開(kāi)始的時(shí)間，會(huì)議總長(zhǎng)度也很重要。一般人通常會(huì)以 1 個(gè)半小時(shí)或 1 小時(shí)作為會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)度，但這沒(méi)有什么邏輯。事實(shí)上，營(yíng)銷顧問(wèn) Christ Brogan 指出，會(huì)議越簡(jiǎn)短越好：
會(huì)議規(guī)畫(huà)以簡(jiǎn)短為目標(biāo)：我的前老板 Dan Carney 告訴我會(huì)議以不要超過(guò)十分鐘為原則。作為一位項(xiàng)目管理人員，我老板要求我在會(huì)議時(shí)間外與股東協(xié)調(diào)事情，而我也可以不需要耗費(fèi)會(huì)議時(shí)間聽(tīng)到他們的想法。這達(dá)成神奇的效果，有三個(gè)理由：
- 所有人知道會(huì)議很簡(jiǎn)短，所以他們會(huì)準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。
- 所有人知道我有作功課，所以他們?cè)跊](méi)問(wèn)題之處點(diǎn)頭表示 ok，加快會(huì)議速度。
- 所有人盡可能在會(huì)議中更新有用的信息，因?yàn)槁浜蟆⒀舆t等等的負(fù)面情況在 10 分鐘的會(huì)議中特別明顯。
另外一個(gè)讓所有人都專注且會(huì)議保持簡(jiǎn)短的撇步：在下班前開(kāi)一場(chǎng)站立會(huì)議。
例如在下午 5 點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)，當(dāng)所有人已經(jīng)累了且準(zhǔn)備下班的時(shí)候，讓大家站著開(kāi)會(huì)。這樣實(shí)施后，會(huì)議從不會(huì)超過(guò) 1 小時(shí)。大部分都只有 20~30 分鐘。每一個(gè)人都專注且有效率。
會(huì)中
當(dāng)會(huì)議的事前準(zhǔn)備完成之后，您所要作的就是專注在會(huì)議本身。
指派一個(gè)會(huì)議管理者（parent）
會(huì)議很容易在您意識(shí)到之前就偏離軌道了，而大家也已經(jīng)耗費(fèi)了時(shí)間與精力討論某件不在議程里面的事情。生產(chǎn)力大師 Merlin Mann 指出，每場(chǎng)會(huì)議都需要指派一個(gè)會(huì)議管理者，確保討論沒(méi)有偏離方向。
會(huì)議管理者不需要是會(huì)議的主持人會(huì)籌辦者。通常，會(huì)議主持人或籌辦者是在會(huì)議中活躍討論的一份子，提出需要討論的問(wèn)題。為避免會(huì)議主持人或籌辦者的責(zé)任太過(guò)繁重，因此挑選另外一個(gè)公正的伙伴來(lái)保持會(huì)議在對(duì)的軌道上，是很重要的。
確保每個(gè)人準(zhǔn)時(shí)
Time Management Ninja 提出一個(gè)很好的技巧：針對(duì)出席時(shí)間制定違反的后果。
某間公司規(guī)定對(duì)最后一個(gè)到的人要寫(xiě)會(huì)議紀(jì)錄。另外一個(gè)公司則是要求最后一個(gè)到的人要在會(huì)議結(jié)束之后清理會(huì)議室。在另一方面，給予早到的員工一些獎(jiǎng)勵(lì)，例如小點(diǎn)心或者新項(xiàng)目的優(yōu)先選擇權(quán)。
公正且具有責(zé)任感的會(huì)議管理者可以幫忙決定遲到的后果。
確保每個(gè)人獲得一致的訊息
每個(gè)人一旦出席了，就可以詢問(wèn)每個(gè)人對(duì)該主題的了解程度。會(huì)議報(bào)告者可以跳過(guò)大家都清楚的部分。要取得每個(gè)人的情況，卻又不致使他們尷尬，可以運(yùn)用 Fast Company 推薦的「氣候象限」方法，每個(gè)人在匿名填寫(xiě)：
使用白版或會(huì)議簿呈現(xiàn) 4 個(gè)象限：stormy（暗潮洶涌）、calm（平靜）、清晰（clear）與模糊（foggy）。在會(huì)議開(kāi)始前，讓每個(gè)與會(huì)者在根據(jù)自身對(duì)主題的了解與與展望四個(gè)象限中打勾，在打勾的過(guò)程中其他人應(yīng)先離開(kāi)房間或者背對(duì)回避，避免影響投票。如果大多數(shù)的勾都落在 stormy 或 foggy 的象限，您就需要增加會(huì)后的 Q&A 時(shí)間，甚或激勵(lì)士氣的談話。但如果勾大多落在平靜且清晰的象限，就大膽執(zhí)行新的事業(yè)吧！
管理使用電子裝置的時(shí)間
許多人都會(huì)攜帶筆電或是平版計(jì)算機(jī)到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，這些東西無(wú)一不是使人分心的干擾。唯一可以控制的便是規(guī)定在會(huì)議中電子設(shè)備使用的方式。
Manners Are Sexy 部落格主 Karen Cleveland 提出「會(huì)議至上原則」：強(qiáng)制規(guī)定要把裝置藏起來(lái)，并且桌面清空。但這樣并不能解決人們內(nèi)心需要暫時(shí)將心思離開(kāi)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)「神游」的需求，例如查看手機(jī)的通知。為要避免上述情況，企業(yè)管理教授 Christine Pearson 指出，可以在會(huì)議中途給予休息時(shí)間讓人們盡情使用他們的裝置，不過(guò)休息時(shí)間一結(jié)束就要強(qiáng)制把裝置藏起來(lái)。
避免在會(huì)議中使用像「我喜歡」的主觀字眼
根據(jù)《美國(guó)商業(yè)周刊》，Yahoo 執(zhí)行長(zhǎng) Marissa Mayer 認(rèn)為在會(huì)議中放大數(shù)據(jù)比個(gè)人選擇要重要太多，因?yàn)檫@樣一來(lái)就可以避免決策是出于偏心或是個(gè)人偏好的想法。
Marissa Mayer 不鼓勵(lì)在設(shè)計(jì)會(huì)議中使用「我喜歡」的字眼，例如「我很喜歡畫(huà)面看起來(lái)的樣子。」 相反地，她鼓勵(lì)像這樣評(píng)論「這個(gè)網(wǎng)站實(shí)驗(yàn)顯示他的設(shè)計(jì)改善 10% 的程度。」
做會(huì)議紀(jì)錄和筆記
確保會(huì)議場(chǎng)合備有便條與紙張，鼓勵(lì)人們做筆記。這兩件事不僅幫助人們厘清想法，還有助于人們會(huì)后的討論。
不過(guò)仍需要有一個(gè)專職做會(huì)議紀(jì)錄的人（唯一可以使用電子設(shè)備的人），以防有人遲到?jīng)]聽(tīng)到前面的內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)錄盡量詳盡，幫助記錄討論實(shí)況與詳細(xì)的大綱，可以提供給不需要參與開(kāi)會(huì)，但需要知道這些信息的同仁。
會(huì)后
團(tuán)隊(duì)需要做什么？
哈佛商學(xué)院資深講師Robert C. Pozen 表示有三個(gè)問(wèn)題需要在每場(chǎng)會(huì)議結(jié)束后提出詢問(wèn)：
- 我們的下一步是什么？
- 誰(shuí)負(fù)責(zé)這些事情？
- 時(shí)間表應(yīng)該是怎么樣呢？
若沒(méi)有做會(huì)議紀(jì)錄，那么每一個(gè)與會(huì)者對(duì)這些問(wèn)題的答案都需要被記錄下來(lái)，并傳遞給每個(gè)人。不僅僅確保每一個(gè)人得到的信息是一致的，并且也以防有人不記得當(dāng)時(shí)討論的細(xì)節(jié)。
您應(yīng)該做什么？
撇除團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的部分，很重要的一點(diǎn)是您個(gè)人的學(xué)習(xí)。您可以定期回顧您的筆記，不過(guò) Medium 作者 Robyn Scott 分享一個(gè)她從某個(gè) CEO 學(xué)到的小技巧，在某場(chǎng)會(huì)議結(jié)束后花半分鐘的時(shí)間把會(huì)議最重要的結(jié)論寫(xiě)下來(lái)，可以對(duì)您的一生帶來(lái)良好影響。
在每個(gè)課程、會(huì)議或任何重要的經(jīng)驗(yàn)后，花 30 秒──不多也不少──寫(xiě)下最重要的重點(diǎn)。如果您總是做這件事情，甚至只做這件事情，不回頭作任何修改，您已經(jīng)將事情掌握得良好。
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