一場缺乏管理的會議可以浪費(fèi)時(shí)間、體力與金錢，同時(shí)毫無生產(chǎn)力。但這是可以避免的。不管是您主持會議與否，您都可以照以下的建議這么作，同時(shí)建議您的團(tuán)隊(duì)，讓團(tuán)隊(duì)合作更加順利。
原文: lifehacker
來源: inside
會前
每場會議都會有 3W──When（何時(shí)）、who（對象）與 why（為什么）。開一場有效率的會議，需要先弄清楚這 3W。
Why
為什么要開會呢？把此問題弄清楚才不會發(fā)現(xiàn)會議最后什么都沒達(dá)成。許多評論家也指出會議最初要先制定好議程。
Crew創(chuàng)辦人Mikael Cho指出會議場合不應(yīng)該是人們腦力激蕩的地方，應(yīng)該要求與會者事先思考，并帶著清楚的討論清單到來。同樣地，籌備會議者應(yīng)該至少三天前寄送指定閱讀的檔給所有人，此外，檔盡量精簡確保所有人都能讀完。
Who
會議很常發(fā)生一種狀況：討論的項(xiàng)目完全與某個(gè)人無關(guān)，仍要求他參與開會，只因?yàn)樽屗型实玫降男畔⒁恢隆＿@很浪費(fèi)時(shí)間，其實(shí)只要郵寄會議紀(jì)錄給他們就可以解決。
Qwest運(yùn)營長Teresa Taylor在會議開始時(shí)詢問所有人三個(gè)問題（最好在發(fā)送會議通知時(shí)詢問）：
- 大家知道我們現(xiàn)在為什么出現(xiàn)在這里嗎？
- 我們是要決定什么事嗎？
- 您是否有問題要在會議尾聲時(shí)問我？
若您是籌辦會議的負(fù)責(zé)人，您也要有心理準(zhǔn)備回答這些問題，您的回答會反映出到底他們是否應(yīng)該出席會議。撇除要使大家信息一致的開會理由。
When
擁有開會的目的和對象之后，很重要的是找出一個(gè)大家都可以開會的時(shí)間。和眾多的人一同合作是困難的，但不是不可能。 會議規(guī)劃服務(wù) When Is Good 分析從 34000 項(xiàng)事件而來的 100000 個(gè)響應(yīng)后發(fā)現(xiàn)，星期二下午三點(diǎn)是大多數(shù)人最有空開會的時(shí)間。當(dāng)然，您可以使用任何會議規(guī)畫軟件例如 TimeToMeet 來找出團(tuán)隊(duì)最普遍有空的時(shí)間。
除了會議開始的時(shí)間，會議總長度也很重要。一般人通常會以 1 個(gè)半小時(shí)或 1 小時(shí)作為會議時(shí)間長度，但這沒有什么邏輯。事實(shí)上，營銷顧問 Christ Brogan 指出，會議越簡短越好：
會議規(guī)畫以簡短為目標(biāo)：我的前老板 Dan Carney 告訴我會議以不要超過十分鐘為原則。作為一位項(xiàng)目管理人員，我老板要求我在會議時(shí)間外與股東協(xié)調(diào)事情，而我也可以不需要耗費(fèi)會議時(shí)間聽到他們的想法。這達(dá)成神奇的效果，有三個(gè)理由：
- 所有人知道會議很簡短，所以他們會準(zhǔn)時(shí)到場。
- 所有人知道我有作功課，所以他們在沒問題之處點(diǎn)頭表示 ok，加快會議速度。
- 所有人盡可能在會議中更新有用的信息，因?yàn)槁浜蟆⒀舆t等等的負(fù)面情況在 10 分鐘的會議中特別明顯。
另外一個(gè)讓所有人都專注且會議保持簡短的撇步：在下班前開一場站立會議。
例如在下午 5 點(diǎn)鐘開會，當(dāng)所有人已經(jīng)累了且準(zhǔn)備下班的時(shí)候，讓大家站著開會。這樣實(shí)施后，會議從不會超過 1 小時(shí)。大部分都只有 20~30 分鐘。每一個(gè)人都專注且有效率。
會中
當(dāng)會議的事前準(zhǔn)備完成之后，您所要作的就是專注在會議本身。
指派一個(gè)會議管理者（parent）
會議很容易在您意識到之前就偏離軌道了，而大家也已經(jīng)耗費(fèi)了時(shí)間與精力討論某件不在議程里面的事情。生產(chǎn)力大師 Merlin Mann 指出，每場會議都需要指派一個(gè)會議管理者，確保討論沒有偏離方向。
會議管理者不需要是會議的主持人會籌辦者。通常，會議主持人或籌辦者是在會議中活躍討論的一份子，提出需要討論的問題。為避免會議主持人或籌辦者的責(zé)任太過繁重，因此挑選另外一個(gè)公正的伙伴來保持會議在對的軌道上，是很重要的。
確保每個(gè)人準(zhǔn)時(shí)
Time Management Ninja 提出一個(gè)很好的技巧：針對出席時(shí)間制定違反的后果。
某間公司規(guī)定對最后一個(gè)到的人要寫會議紀(jì)錄。另外一個(gè)公司則是要求最后一個(gè)到的人要在會議結(jié)束之后清理會議室。在另一方面，給予早到的員工一些獎(jiǎng)勵(lì)，例如小點(diǎn)心或者新項(xiàng)目的優(yōu)先選擇權(quán)。
公正且具有責(zé)任感的會議管理者可以幫忙決定遲到的后果。
確保每個(gè)人獲得一致的訊息
每個(gè)人一旦出席了，就可以詢問每個(gè)人對該主題的了解程度。會議報(bào)告者可以跳過大家都清楚的部分。要取得每個(gè)人的情況，卻又不致使他們尷尬，可以運(yùn)用 Fast Company 推薦的「氣候象限」方法，每個(gè)人在匿名填寫：
使用白版或會議簿呈現(xiàn) 4 個(gè)象限：stormy（暗潮洶涌）、calm（平靜）、清晰（clear）與模糊（foggy）。在會議開始前，讓每個(gè)與會者在根據(jù)自身對主題的了解與與展望四個(gè)象限中打勾，在打勾的過程中其他人應(yīng)先離開房間或者背對回避，避免影響投票。如果大多數(shù)的勾都落在 stormy 或 foggy 的象限，您就需要增加會后的 Q&A 時(shí)間，甚或激勵(lì)士氣的談話。但如果勾大多落在平靜且清晰的象限，就大膽執(zhí)行新的事業(yè)吧！
管理使用電子裝置的時(shí)間
許多人都會攜帶筆電或是平版計(jì)算機(jī)到會議現(xiàn)場，這些東西無一不是使人分心的干擾。唯一可以控制的便是規(guī)定在會議中電子設(shè)備使用的方式。
Manners Are Sexy 部落格主 Karen Cleveland 提出「會議至上原則」：強(qiáng)制規(guī)定要把裝置藏起來，并且桌面清空。但這樣并不能解決人們內(nèi)心需要暫時(shí)將心思離開會議現(xiàn)場「神游」的需求，例如查看手機(jī)的通知。為要避免上述情況，企業(yè)管理教授 Christine Pearson 指出，可以在會議中途給予休息時(shí)間讓人們盡情使用他們的裝置，不過休息時(shí)間一結(jié)束就要強(qiáng)制把裝置藏起來。
避免在會議中使用像「我喜歡」的主觀字眼
根據(jù)《美國商業(yè)周刊》，Yahoo 執(zhí)行長 Marissa Mayer 認(rèn)為在會議中放大數(shù)據(jù)比個(gè)人選擇要重要太多，因?yàn)檫@樣一來就可以避免決策是出于偏心或是個(gè)人偏好的想法。
Marissa Mayer 不鼓勵(lì)在設(shè)計(jì)會議中使用「我喜歡」的字眼，例如「我很喜歡畫面看起來的樣子。」 相反地，她鼓勵(lì)像這樣評論「這個(gè)網(wǎng)站實(shí)驗(yàn)顯示他的設(shè)計(jì)改善 10% 的程度。」
做會議紀(jì)錄和筆記
確保會議場合備有便條與紙張，鼓勵(lì)人們做筆記。這兩件事不僅幫助人們厘清想法，還有助于人們會后的討論。
不過仍需要有一個(gè)專職做會議紀(jì)錄的人（唯一可以使用電子設(shè)備的人），以防有人遲到?jīng)]聽到前面的內(nèi)容。會議紀(jì)錄盡量詳盡，幫助記錄討論實(shí)況與詳細(xì)的大綱，可以提供給不需要參與開會，但需要知道這些信息的同仁。
會后
團(tuán)隊(duì)需要做什么？
哈佛商學(xué)院資深講師Robert C. Pozen 表示有三個(gè)問題需要在每場會議結(jié)束后提出詢問：
- 我們的下一步是什么？
- 誰負(fù)責(zé)這些事情？
- 時(shí)間表應(yīng)該是怎么樣呢？
若沒有做會議紀(jì)錄，那么每一個(gè)與會者對這些問題的答案都需要被記錄下來，并傳遞給每個(gè)人。不僅僅確保每一個(gè)人得到的信息是一致的，并且也以防有人不記得當(dāng)時(shí)討論的細(xì)節(jié)。
您應(yīng)該做什么？
撇除團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的部分，很重要的一點(diǎn)是您個(gè)人的學(xué)習(xí)。您可以定期回顧您的筆記，不過 Medium 作者 Robyn Scott 分享一個(gè)她從某個(gè) CEO 學(xué)到的小技巧，在某場會議結(jié)束后花半分鐘的時(shí)間把會議最重要的結(jié)論寫下來，可以對您的一生帶來良好影響。
在每個(gè)課程、會議或任何重要的經(jīng)驗(yàn)后，花 30 秒──不多也不少──寫下最重要的重點(diǎn)。如果您總是做這件事情，甚至只做這件事情，不回頭作任何修改，您已經(jīng)將事情掌握得良好。
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